就職活動を進めていくなかで、企業の採用担当者とメールで連絡を取る機会が増えてくると思います。

今回は、就活メールの書き方のポイントを紹介させて頂きます。

メールは、入社後のビジネスシーンでも用いられるものです。就職活動を通じて「見やすくわかりやすいメール」を作成できるようになりましょう!


企業に送る「就活メール」の例文

今回は、「会社説明会に参加後、企業訪問をお願いする」場合を想定し、以下の例文を作成しました。

【件名】[①]


【企業訪問のお願い】◯月◯日 説明会で☓☓について質問いたしました△△大学の■■(自分の名前)と申します。


【本文】

[②]

〇〇株式会社 人事部

☓☓(相手方の名前)様


突然のメール失礼いたします。

△△大学 ▲▲学部の■■■■(自分の名前)と申します。

◯月◯日の会社説明会では、貴重なお話をありがとうございました。

本日は、企業訪問について、お願いがありメールさせて頂きました。 [③]


[④]


先日、☓☓様よりお話を伺うなかで、「御社に入社したい」という思いがより一層つよくなりました。

誠に勝手なお願いで恐縮ですが、つきましては、ぜひ会社訪問をさせていただき、皆さまの業務を拝見させて頂くことは可能でしょうか?

ご多忙の中、大変恐れ入りますが、ご検討いただけましたら幸いです。


[⑤]

△△大学 ▲▲学部 ■■■■(自分の名前)

TEL:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇

mail:〇〇〇@△△△.com


人事担当者に「読まれるメール」を作成するためのポイント5つ

ここからは、先ほどの例文をもとに「メール作成のポイント」をまとめていきます!


1.件名は具体的に

「件名」は、なによりも重要です。

企業の人事担当者のもとには、1日数十通~数百通という膨大な量のメールが届きます。

このため、件名が【企業訪問のお願い】のみで終わってしまっては、人事担当者が見落とし、メールの返信が遅れてしまう可能性があります。


そのような事態を避けるために、件名は具体的に書きましょう。

例文では、【企業訪問のお願い】という一文で用件を述べています。

さらに、「◯月◯日の説明会」と日付を示しています。

加えて、「☓☓について質問した」というエピソードを盛り込んでいます。


日付やエピソードを具体的に示すことで、「あのときの学生だっ!!」と人事担当者が、あなたのことを思い出しやすくなります。

必然的にメールが読まれる確立も上がるでしょう。


2.宛名は正確に、見やすく

初めてメールを送るときにやりがちなのが、「宛名を忘れる」というミスです。

相手方の会社名・担当者名は正確に書きましょう。

担当者名がわからない場合は「人事部御中」、「採用ご担当者様」と記述すると良いでしょう。


3.結論(用件)から書く


詳しくは上記の記事にて書いていますが、ビジネスシーンにおいて長い話し(やメール)は敬遠されます。

冒頭で挨拶を終えたら、「企業訪問について、お願いがあり・・・」と用件を書きましょう。


4.2~3行ごとに改行を

改行を入れると、メールが読みやすくなります。

メールは2~3行ごとに改行しましょう。

また、一文は25~35文字程度に収めましょう。


とは言え、文字数をその都度カウントするのは面倒ですよね・・・。

メール作成に慣れるまでは、Word(文書作成ソフト)の"文字カウント機能"をつかうと良いでしょう。

(※Wordに文章を入力すると、文字数が自動的にカウントされます。)


"Wordに下書き→メールに"コピペ"(貼り付け)→レイアウト確認→送信"という順序で作業を行うと、メールの作成時間を短縮することが

できます。


5.さいごに自分の連絡先を明記する

本文を書き終えたら、さいごに自分の連絡先を明記します。

企業は、これを見てあなた(就活生)に連絡を取ります。連絡先を間違って明記すると、"連絡が取れない→不採用"という事態もあり得ます。

確実にコンタクトが取れる連絡先を、正確に明記しましょう。


就職活動では、複数の企業にメールを送る機会があるでしょう。

1通ずつ連絡先を入力していたのでは、メールの返信が遅れてしまいがちです。

作業を効率よく進めるために、連絡先は署名にまとめておきましょう。


余談ですが、最近はSNSを使って学生と連絡を取る企業が増えています。

あなたがSNSをやっている場合は、連絡先と合わせてFacebookやTwitterのアカウントを明記するのも良いでしょう。

SNSを活用することで、あなたの人柄や能力を企業にアピールすることができます。


【関連記事】

就活SNS活用術 [Facebook編]


まとめ

メールは、業界や職種にかかわらす、ビジネスシーンで頻繁に活用されるものです。

始めのうちは、作成に手間取ることもあるかもしれませんが、就職活動中に慣れておけば、働き始めてから役に立ちます。

メールを作成する際は、上記のポイントをぜひ参考にしてみてください!


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