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【就活必勝ガイド】第45回:就活「メール」活用術。適切な送信時間など

就職活動を進めていくなかで、企業の採用担当者とメールで連絡を取る機会が増えてくると思います。

今回は、就職活動でメールを使うときに押さえておきたいポイントを紹介させていただきます。

メールの送信時間や書き方を正しく理解して、効率よく就職活動をすすめていきましょう!

メールを活用するときのポイント4つ

携帯メールはNG!!

就職活動で 、携帯電話(スマートフォン)のアドレスを使うのは避けてください。

業界や職種によって異なりますが、履歴書などの応募書類(または内定後の採用書類)をメールで提出を求める企業が増えています。

応募(採用)書類は、データ量が大きくなってしまうために、携帯メールで送受信することができません。

就職活動では、大学が用意したメール(アドレス)や、フリーメールを使いましょう。

【解説 フリーメールとは?】

googleやYahooなどが提供する無料メールサービスのこと。

パソコン・携帯の双方でファイルを送受信できる。

アドレスについて

アドレスは、就職活動用に新しく取得してください。(フリーメールをつかう場合)

就職活動につかうメールアドレスは、フルネームまたは大学名+フルネームがオススメです。

【例】

  • neo-tarou@shushokuagent.com
  • neo-tarou.shukatsu-university@shushokuagent.com
  • 企業の採用担当者は、多くの学生やビジネスパーソンと、1日に数十通~数千通という膨大な量のメールをやりとりしています。

    普段つかっている(名前や大学名が入っていないアドレス)は、企業の採用担当者にすぐに気づかれない(気づいても読まれない)場合があります。

    企業の採用担当者に「就活生からのメールである」ということをいち早く認識してもらうために、就活用のメールアドレスには、

    名前や大学名を入れたほうが良いでしょう。

    採用担当者とのやり取りがスムーズに慣れば、選考までの準備もしやすくなるはずです。

    フリーメールを使うときは「個別受信設定」をせよ!!

    フリーメールでは、企業や団体から送られてきたメールを「迷惑メール」と判断されることがあります。

    (※利用者の意思に関わらずメールのシステム上、そう判断されるケースがあるようです。)

    「迷惑メール」と判断されてしまうと、通常の受信フォルダには届きません。(また受信時の通知もありません。)

    このため、「採用担当者から届いたメールに気がつかない→返信が遅れる→不採用(になるかもしれない)」という事態が発生します。

    そのような事態を防ぐために、「個別受信設定」をしておきましょう。

    個別受信設定をすることで、すべてのメールを通常通り受信できるようになります。

    メールアプリを入れておこう

    後ほど詳しく書きますが、就職活動(やビジネスシーン)のメール返信は早いほうがよいです。

    企業の採用担当者からのメールに早く返信できるよう、メールアプリを活用しましょう。

    余談ですが、メールボックスは、「業界ごとにわける」、「選考日ごとにわける」といったように整理しておきましょう。

    エントリー(受験)する、企業が増えるほど、採用担当者とのメールの数も増えます。

    採用担当者から届く「選考案内メール」などを見落としてしまわないよう、メールボックスは日頃から整理しておくことをオススメします。

    メールの見落としがあった場合は、どんな事情があっても不採用になってしまいます。

    また、返信が送れないような不都合が発生した場合には、事前(できるだけ早急)に、電話などで直接、採用担当者にその旨を伝えてください。

    採用担当者にメールを送るときの注意点2つ

    メールの送信はその日のうちに

    人事担当者の多くは、採用業務のほか複数の仕事を兼務しています。

    採用業務だけを行っている人はそう多くありません。

    求職者(就活生)へのメール返信は、すべての業務を終わらせた18:00以降に行われます。

    このため、人事担当者からのメールは、夜(業務時間外)に届くケースが多いです。

    学生さんのなかには「夜、メールを返すのは失礼に当たるのでは…」と思う方もいらっしゃるかもしれません。

    ですが、メールは夜に返信しても構いません。

    夜のうちに返信することで、人事担当者が翌朝すぐに確認することができます。

    ただし、返信の際は「夜分遅くに失礼します」といった一文を添えましょう。

    マナーを忘れずに

    言うまでもありませんが、メールの相手は初対面のビジネスパーソンです。

    ことばづかいなど、失礼のないようにしましょう。

    また、用件などがひと目でわかるよう、「見やすくわかりやすいメール」を作成しましょう。

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