総務事務の志望動機はこれで完璧！評価される書き方と成功のコツとは？
●「楽そう」「事務職ならどこでもいい」といった安易な動機や、業務内容を理解していないと判断される表現は避ける。
●具体的な経験を交えて、自分の強み（コミュニケーション力・責任感・計画性・柔軟性など）が総務事務の仕事でどう活かせるかを伝えることができると、説得力が増す。
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就活生の中には「人と話すのが苦手…」「裏方のような職種に興味がある…」といった理由から、総務事務の仕事に興味を持っている人もいると思います。
企業の円滑な運営を支える総務事務。その役割はオフィス環境の管理から社内イベントの運営、人事・労務サポートまで多岐にわたります。
多様なスキルを活かし、組織全体を支えるこの職種には、どのような志望動機が求められるのでしょうか？
本記事では、評価される志望動機の書き方と成功のコツを詳しく解説します。また総務事務の魅力ややりがいも解説しているので、しっかりと理解した上で、志望動機に反映させることで採用担当者の心をつかむことができます。
この記事を通じて、あなたの志望動機をより魅力的に仕上げ、採用されるための一歩を踏み出しましょう！
総務事務とは？
総務事務とは、企業や組織の円滑な運営を支えるためのバックオフィス業務を指します。
具体的には、オフィス環境の管理や社内文書の整備、契約書の管理、社内イベントの企画・運営など、多岐にわたる業務を担当します。
このように総務事務は、組織全体を見渡し、各部門がスムーズに機能するためのサポート役として重要な役割を担っています。そのため、総務事務は多様なスキルを求められる職種です。
また、総務事務は、企業の成長を支える基盤を作り上げるため、やりがいのある仕事と言えるでしょう。
総務事務と一般事務との違い
総務事務と一般事務はどちらも社内を支える役割ですが、その業務範囲には違いがあります。
| 総務事務 | 一般事務 | |
|---|---|---|
| 業務範囲 | 会社全体の管理業務（備品管理、社内制度の運営、社内イベント企画など） | 特定の部署のサポート業務（資料作成、データ入力、電話対応など） |
| 対応範囲 | 全社を対象とした業務 | 部署内での業務が中心 |
| 求められるスキル | 調整力、コミュニケーション力、マルチタスク能力 | 事務処理能力、PCスキル（Excel・Wordなど） |
一般事務は主に部門やチーム内でのサポート業務を担当し、データ入力やファイリング、電話応対など、日常的な事務作業が中心です。
一方、総務事務は組織全体を支える役割を果たします。具体的には、オフィス全体の管理や社内の規則・規程の整備、福利厚生の管理など、会社全体の運営に直接関わる業務をおこないます。
また、総務事務は、他部門と連携を取りながら、組織全体の効率化や改善を図ることが求められるため、より広範囲にわたる視野と調整力が必要です。
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新卒でも総務事務を目指せる？
就活生の中には「新卒でも総務事務のポジションで採用されることってあるのかな？」と疑問を持つ人もいるのではないでしょうか。
結論から言うと、新卒でも総務事務として採用されることは可能です。ただし、企業によっては経験者を優先する場合もあります。
そのため、事務職の基礎スキルに加え、企業全体を支える総務業務に興味があることや、周囲と協力しながら物事を進める力をアピールすることが重要です。
- 基本的なPCスキル（Excel・Word・PowerPoint）を習得する
- 周囲との連携やサポート経験（アルバイトでのリーダー経験など）をアピールする
- 企業研究をおこない、どのような総務業務があるのかを把握する
さらに、「会社全体を支える仕事がしたい」や「幅広い業務に挑戦したい」という意欲を伝えることで、採用の可能性が高まります。
総務事務の役割と具体的な業務内容
総務事務は、オフィス環境の管理や社内文書の取り扱い、社内イベントの企画・運営、法務対応、人事・労務のサポートなど、多岐にわたる業務を担当します。ここでは、総務事務の具体的な業務内容を詳しく解説します。
オフィス環境の管理
従業員が快適に働けるように、オフィス環境を整備・管理する業務を担当します。
- 備品・消耗品の管理・発注（文房具、コピー用紙、PC機器など）
- 社内の清掃・レイアウト変更の調整
- 設備・インフラの管理（空調・照明・防災設備など）
- 来客対応・受付業務のサポート
オフィスの設備管理やレイアウト変更の調整を通じて、従業員が働きやすい環境を維持することが求められます。
社内文書・契約書の管理
企業活動において重要な社内文書や契約書の管理・保管も総務事務の業務の1つです。
- 社内規程・社内報の作成・管理
- 契約書の整理・保管・更新管理
- 重要書類の電子化・データ管理
- 稟議書や決裁書の管理
契約書や社内文書は、企業のコンプライアンス（法令遵守）にも関わるため、正確な管理が求められます。
社内イベント・福利厚生の管理
社内の士気向上や従業員の満足度向上を目的としたイベントや福利厚生の運営も、総務事務の重要な業務です。
- 社内行事の企画・運営（入社式、社員総会、表彰式、忘年会など）
- 健康診断やストレスチェックの手配
- 社宅・住宅手当などの管理
- 社内報やイントラネット（内部ネットワーク）の運営
従業員が働きやすい環境を整え、企業文化を育む役割も担っています。
リスク管理・法務対応
企業運営においてリスクを最小限に抑えるための法務対応やリスク管理業務も、総務事務の仕事です。
- 社内のコンプライアンス教育・研修の実施
- 社内規程の見直し・更新
- 労働基準法や個人情報保護法などの法改正への対応
- 災害対策・防災計画の策定
法令を遵守しながらリスク管理をおこない、企業の安定した運営をサポートします。
人事・労務サポート
人事部門と連携し、従業員の勤怠管理や給与関連の業務をサポートします。
- 入退社手続き（社会保険・雇用保険の手続き）
- 勤怠管理・給与計算の補助
- 社内規程の運用・更新
- 従業員の相談窓口対応（ハラスメント対策・メンタルヘルス相談など）
特に新卒で総務事務を目指す場合、人事・労務の基本的な知識を学んでおくと、業務の理解がスムーズになるでしょう。
総務事務の魅力とは？志望動機に取り入れたい3つのやりがい
ここでは、総務事務の魅力を志望動機に取り入れる際に役立つ［3つのやりがい］について解説します。これらを理解することで、総務事務の本質的な魅力を知り、自分の志望動機をより具体的にすることができるでしょう。
①社員や組織全体を支え、感謝される仕事
総務事務の最大の魅力は、社員や会社全体のサポート役として、活躍できることです。従業員がスムーズに働ける環境を整えたり、社内の調整役として動いたりすることで、「ありがとう」と感謝される機会が多い仕事です。
例えば、オフィスの備品管理や社内イベントの企画運営など、直接的に社員の働きやすさに貢献する場面が多々あります。こうした日々のサポートが、社員の生産性向上に繋がり、組織全体の成功に寄与することから、やりがいを感じられます。
また社員からの感謝の言葉やフィードバックを受けることで、仕事のモチベーションが高まります。総務事務は、目立たない仕事が多いですが、その分、感謝される場面も多く、達成感を感じやすい職種と言えます。
②会社全体の仕組みを学び、多様なスキルが身につく
総務事務は、企業のあらゆる部署と関わりながら業務を進めるため、会社全体の仕組みを理解できる点も魅力と言えるでしょう。
経理や人事、法務、庶務といった幅広い分野に関わることで、企業運営の基礎を学びながら実務経験を積むことができます。
例えば、経理では予算管理や支出の把握、人事では採用や労務管理、法務では契約書のチェックなど、各分野での専門的な知識が求められます。
これらの経験を通じて、総務事務は業務の幅を広げつつ、多様なスキルを身につけることができるため、キャリアアップを目指す上で大きな強みとなります。
③仕事の改善提案がしやすく、やりがいを感じられる
総務事務は、業務の効率化や職場環境の改善に積極的に関われるため、工夫やアイデアを活かしやすい仕事です。
例えば、業務フローの見直しやオフィス環境の改善など、自身の提案が実現することで、職場の働きやすさが向上し、業務がスムーズに進むようになります。その結果、大きな達成感を得られるでしょう。
また、自分のアイデアが形になり、組織全体に貢献できる実感を得られることも、仕事のモチベーションにつながります。
このように総務事務は業務改善を通じて成長を実感できるだけでなく、やりがいを持って働ける点も大きな魅力です。
総務事務の志望動機でアピールすべき経験とスキル
総務事務の仕事では、企業全体のサポートをする役割を担うため、調整力・正確性・改善力・ルール遵守のスキルが求められます。
ここでは、総務事務の志望動機で強調すべき経験とスキルを解説します。
コミュニケーション力（チームやグループでの調整経験）
総務事務は、社内の様々な部署や社員と関わるため、円滑なコミュニケーションが欠かせません。部署間の調整や社内イベントの運営、備品管理など、他人と協力しながら業務を進める力が求められます。
- ゼミやサークルでのリーダー経験（意見をまとめて調整した経験）
- アルバイト先でのシフト管理や業務分担の調整経験
- インターンシップやプロジェクト活動でのチームワーク経験
私は、円滑なコミュニケーションを通じて組織を支える仕事に魅力を感じています。ゼミ活動では、発表の進行役としてメンバーの意見を調整し、スムーズな議論を進める役割を担いました。総務事務としても、各部署とのやり取りを大切にしながら、社内環境の整備や業務の円滑化に貢献したいと考えています。
事務処理能力・正確性（レポート作成やデータ管理の経験）
総務事務は、契約書や社内文書の管理、データ入力など、正確な事務処理が求められる仕事です。ミスなく効率的に業務を進める力をアピールできると好印象です。
- 大学でのレポート作成・データ整理（ExcelやWordを活用）
- アルバイトでの売上管理や事務作業の経験
- インターンシップでの資料作成・データ入力の経験
私は、正確な事務作業を通じて、企業を支える仕事にやりがいを感じます。学生時代は、ゼミの研究データをExcelで管理し、正確な集計やレポート作成を担当しました。また、アルバイトでは顧客情報の入力作業をおこない、細かい確認を徹底していました。総務事務としても、正確性を意識しながら業務を遂行し、社内の円滑な運営をサポートしたいと考えています。
業務改善力・マルチタスク対応（時間管理や業務効率化の経験）
総務事務は、幅広い業務を並行して進める必要があるため、業務効率化や時間管理のスキルが求められます。優先順位を考えながら、複数のタスクをバランスよく進める経験があれば、積極的にアピールしましょう。
- アルバイトでの業務改善の提案（効率的なシフト管理や業務フローの改善）
- 学業・サークル・アルバイトの両立（スケジュール管理能力）
- インターンシップでの業務サポート（複数業務を同時に進めた経験）
私は、効率的な業務遂行や改善提案を通じて、組織の運営を支える仕事に関心があります。大学時代、学業とアルバイトを両立しながら、時間管理を意識して効率的に業務を進めていました。また、アルバイト先では、作業の手順を見直し、より効率的なフローを提案した経験があります。総務事務としても、業務の効率化に貢献し、より働きやすい環境づくりに携わりたいと考えています。
ルール・手続きへの理解力（サークルやアルバイトでのマニュアル作成経験）
総務事務は、企業のルールや手続きを適切に運用する役割を担うため、規則を理解し、それを周囲に伝える能力が求められます。これまでに、マニュアル作成や手順の統一化をおこった経験があれば、有力なアピール材料になります。
- サークル活動でのマニュアル作成（新入生向けのルール説明書など）
- アルバイト先での業務マニュアル作成・研修対応
- インターンシップ先での業務フロー整備・報告書の作成
私は、業務のルールや手続きを明確にし、組織の円滑な運営を支える仕事に魅力を感じています。サークル活動では、新入生向けに活動のルールをまとめたマニュアルを作成し、スムーズな運営に貢献しました。また、アルバイト先では、新人向けの業務手順書を作成し、指導の負担を軽減する取り組みを行いました。総務事務としても、企業のルールや手続きを適切に管理し、円滑な組織運営をサポートしたいと考えています。
たった3ステップで完成！総務事務の志望動機の書き方
総務事務の志望動機を書く際には［なぜ総務事務を選んだのか］［どのような経験やスキルを活かせるのか］、そして［その会社でどのように貢献したいのか］を明確に伝えることが重要です。
以下の3つのステップに沿って整理すれば、説得力のある志望動機を作成できます。
STEP1. 「総務事務を志望する理由」を明確にする
総務事務を志望する理由を明確にすることは、志望動機を作成する上での第一歩です。まず、自分がなぜ総務事務の仕事を選んだのかを深く考えてみましょう。
例えば、「オフィス環境の管理や社内の調整役として活躍することに魅力を感じた」または、「組織全体を支える役割にやりがいを感じた」など、具体的な理由を明確にすることが重要です。
また、総務事務のどのような点に興味を持ったのかを具体的に述べることで、志望動機に説得力を持たせることができます。
例えば、「社員が働きやすい環境を整えることで、企業全体の生産性向上に貢献したい」という思いがある場合、その理由や背景を具体的に表現するとよいでしょう。
STEP2. 「活かせる経験・スキル」をアピールする
次に、これまでの経験やスキルをどのように総務事務に活かせるかを具体的にアピールすることが重要です。
例えば、チーム内で調整役を務めた経験や、データ管理の正確性が求められる業務を担当した経験がある場合、それらを明確に説明しましょう。
また、業務改善に取り組んだ経験や、複数のタスクを効率的にこなした経験がある場合も、具体的なエピソードとともに紹介することで、あなたの強みをより効果的に伝えることができます。
具体的な事例を交えて説明することで、採用担当者にあなたのスキルが総務事務の業務にどのように活かせるかをイメージさせることができるでしょう。
STEP3. 「その会社で何をしたいか」を伝える
最後に、志望する会社で具体的に何を実現したいのかを伝えることが重要です。
例えば、「特定のプロジェクトに携わりたい」「社員の働きやすい環境を整えるための施策を提案したい」など、明確な目標を持つことが大切です。具体的なビジョンを示すことで、単に仕事を求めているのではなく、その会社で成長し、貢献したいという意欲をアピールできます。
さらに、企業のビジョンや価値観に共感していることを伝えることで、あなたがその会社にふさわしい人材であることを印象付けることができます。
明確な計画や目標を持っていることで、採用担当者にあなたの真剣さと将来性を強く伝えることができるでしょう。
【理由別】総務事務の志望動機例文7選
総務事務を志望する理由は人それぞれですが、多くの人が「企業全体を支えるやりがいを感じた」や「自分のスキルを活かしたい」といった点を挙げています。ここでは、理由別に志望動機の例文を紹介します。
①企業全体を支える仕事に魅力を感じた場合
貴社の総務部門において、社内環境の整備や業務の円滑化を図り、組織全体の効率向上に貢献したいと考えています。これまでの経験を活かし、総務として従業員のサポートを通じて企業の発展に寄与していきたいと思います。
②人をサポートする仕事がしたい場合
貴社では、社員の皆様が快適に働ける環境づくりに貢献し、より円滑な業務運営を支えていきたいと考えております。総務事務として、組織の基盤を支え、社員の皆様が最大限のパフォーマンスを発揮できるよう努めてまいります。
③事務処理の正確性を活かしたい場合
貴社の総務部門においても、正確な事務処理を徹底し、業務の効率化に貢献していきたいと考えております。細部にまで気を配る姿勢を活かし、社員の皆様が安心して業務に専念できる環境を支えてまいります。
④幅広い業務を経験しながら成長したい場合
貴社では、総務事務として多岐にわたる業務に携わりながら自身のスキルをさらに向上させ、企業の円滑な運営を支える存在になりたいと考えております。細やかな対応と的確なサポートを通じて、社員の皆様が安心して業務に取り組める環境づくりに貢献してまいります。
⑤会社の成長を支えたい場合
大学時代は、ゼミのプロジェクト管理を担当し、メンバーの意見を調整しながらスムーズな進行をサポートしました。この経験を通じて、状況を把握しながら関係者と連携を図る調整力や、業務を円滑に進めるためのサポート力を培いました。
貴社では、総務事務として社内環境の整備や業務効率化を推進し、従業員の皆様が安心して業務に取り組める環境づくりに貢献したいと考えております。柔軟な対応と丁寧な業務遂行を心がけ、企業の成長を支える存在として尽力いたします。
⑥コミュニケーション力を活かしたい場合
アルバイトでは、スタッフ間の意見調整やお客様対応を担当し、相手の立場を考えながらスムーズな対応を心がけてきました。この経験を通じて、状況を把握しながら適切に調整をおこなう力や、円滑なコミュニケーションを図るスキルを培いました。
総務事務は、社内の様々な部署や社員と関わりながら、企業全体の業務を支える役割を担う仕事です。これまでの経験を活かし、貴社では円滑な情報共有や業務サポートを通じて、従業員の皆様が働きやすい環境づくりに貢献したいと考えております。
⑦業務改善に興味がある場合
大学時代には、サークルの運営において新しい業務フローを提案し、作業の効率を向上させた経験があります。また、アルバイトでは、作業手順を見直すことで業務改善に貢献しました。これらの経験を通じて、現状を分析し、より良い仕組みを考える力を培いました。
貴社では、総務事務として業務の改善提案や環境整備に取り組み、社員の皆様がより働きやすい職場づくりに貢献したいと考えております。
総務事務の志望動機で評価を下げないための注意点
総務事務の志望動機を書く際には、［企業を支える役割に興味がある］［活かせるスキルや経験がある］ことを伝えることが大切です。
しかし、書き方次第では評価を下げてしまうこともあるため、注意が必要です。ここでは、志望動機の評価を下げないために注意すべきポイントを解説します。
「楽そう」「ノルマがなさそう」などの安易な理由を書かない
総務事務の志望動機に［楽そう］［ノルマがなさそう］といった理由を書くことは避けるべきです。これらの理由は、動機の浅さを示してしまい、採用担当者に対して熱意や真剣さが伝わりません。
総務事務は会社全体を支える重要な役割を担っており、業務に対する理解と熱意が求められます。表面的な理由ではなく、具体的なやりがいや貢献したい分野を挙げることで、動機の深さを示しましょう。
ノルマがない職種のため、自分のペースで働けそうだと思い、志望しました。
企業全体を支える仕事に魅力を感じ、総務事務を志望しました。私は大学時代に○○の経験を通じて、周囲をサポートすることにやりがいを感じました。貴社でも、社員の皆様が働きやすい環境を整える業務に携わり、企業運営を支えたいと考えています。
「誰にでもできそう」と思われる書き方をしない
事務職は「誰でもできる仕事」と思われがちですが、そのような表現をすると、仕事内容を軽視している印象を与え、評価が下がる可能性があります。総務事務は、正確な事務処理能力や調整力が求められる専門職です。
採用担当者に適性を伝えるためにも、具体的なスキルや経験をもとに、自分がどのように貢献できるかを明確に伝えることが重要です。
事務作業が得意なので、誰でもできる総務事務の仕事を希望しました。
私は、細かい作業を正確に進めることが得意です。大学ではゼミの資料管理を担当し、データの整理やレポート作成を行いました。この経験を活かし、総務事務として企業の運営を支える業務に貢献したいと考えています。
「事務職ならどこでもよい」と思われる書き方をしない
「事務職ならどこでもいい」という印象を与える書き方は避けましょう。総務事務は他の事務職と異なり、会社全体の運営を支える役割を担っています。
そのため、その企業で働きたい理由をしっかりと伝えることが重要です。企業のビジョンや文化に共感し、自分がどのように成長し、貢献できるかを具体的に述べることで、志望動機に説得力を持たせることができます。
事務職を希望しており、貴社の総務事務にも興味を持ちました。
私は、会社全体の運営を支える総務事務に魅力を感じています。大学時代、サークルの運営で部員のスケジュール調整や備品管理を担当し、組織を支えることの重要性を実感しました。この経験を活かし、貴社の総務部門で社内環境の整備や業務の円滑化に貢献したいと考えています。
総務事務の業務内容を理解していないと思われる表現を避ける
［電話対応や書類作成をする仕事］など、業務を一部しか理解していない印象を与える表現は避けましょう。
業務を部分的にしか理解していない表現を使うと、「業務内容を正しく把握していない」と判断される可能性があります。
総務事務は、社内調整・文書管理・労務サポートなど、幅広い業務を担当しています。そのため、具体的な業務内容を挙げた上で、自分の経験やスキルがどのように役立つのかを示すことが大切です。
総務事務では、電話対応や書類作成をする仕事と聞き、私のスキルが活かせると思いました。
総務事務は、社内の様々な部署と連携しながら、組織全体の業務を支える仕事だと考えています。大学時代、ゼミの運営補助として、資料作成やスケジュール管理を担当し、組織の運営をサポートする経験をしました。この経験を活かし、貴社の総務部門で、円滑な業務運営に貢献したいと考えています。
抽象的すぎる志望動機にしない
抽象的な志望動機では、採用担当者に志望度や適性が伝わりにくくなります。そのため、「成長したい」「役に立ちたい」といった曖昧な表現は避け、具体的なエピソードや経験を交えて、なぜ総務事務を志望するのかを明確にしましょう。
具体性を持たせることで、志望動機に説得力が生まれ、採用担当者に良い印象を与えることができます。
人の役に立つ仕事がしたいと思い、総務事務を志望しました。
私は、周囲をサポートしながら、組織を円滑に運営する仕事に魅力を感じています。学生時代、ゼミの会計担当として、予算管理や資料作成を行いました。正確な事務処理を心がけることで、スムーズなゼミ運営に貢献できたと感じています。この経験を活かし、貴社の総務部門で、社員の皆様が働きやすい環境を整えるサポートをしたいと考えています。
まとめ
総務事務の志望動機を作成する際には、［職務の理解］と［自分がどのような点にやりがいを感じるのか］をしっかりと把握することが大切です。
総務事務は組織全体を支える重要な役割を担い、多様な業務を通じて幅広いスキルを身につけることができます。また、社員や組織から感謝されることで、やりがいを感じることができる職種です。
総務事務の志望動機を書く際は、［企業全体を支える仕事に魅力を感じた］や［コミュニケーション力や業務改善力を活かしたい］といったあなたならではの具体的な理由を示し、採用担当者に熱意をしっかりとアピールしましょう。
これらのポイントを押さえた志望動機を作成し、説得力のある自己アピールで選考突破を目指しましょう。
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