一般事務職といって思い浮かぶことは、パソコンを使って資料を作ったり電話応対をしたりする仕事、という方も多いのではないでしょうか？しかし、一般事務職が担当する業務は多岐に渡り、残業になることもあれば、ルーティンワークを淡々と続けることもあります。

しかし、たとえ単純に感じる仕事であっても、一般事務職は 周りの仕事がスムーズに進むための縁の下の力持ち的な役割を果たし、会社にとって目に見える事務作業以上の貢献をしています 。

一般事務職の特徴

一般事務職には大きく分けて2つの特徴があります。

一般事務職は人気が高い職種

地味に感じたり、幅広い業務の多忙さも感じる一般事務職ですが、実は就職活動をしている学生にとって人気が高い職種のひとつになっています。2019年4月の厚生労働省のデータによると事務職の有効求人倍率は、0.48倍。全体の有効求人倍率が1.43倍であるのを考えると、かなり低いと言えます。

このような状況下では、一般事務職の求人にたくさんの応募者が集まることとなります。そして、その争いに勝ち残って一般事務職に就きたいと思うなら、採用担当者へのアピールになるようなスキルを身に付けておくことが重要と言えます。

AIの台頭で、今後は仕事が少なくなる可能性もある

現在、様々な分野において人間の仕事をAIに任せる流れが生まれ始めています。それは、車の運転や投資、医療など、高度な判断力が必要とされる分野にまで進出しており、日に日にAI化は進んでいます。

ミスも少なく長時間働かせ続けることができるAIは、マニュアル化できる仕事に適応しやすいと言えます。そんな時代背景のなか、一般事務職が担当する業務はAI化しやすい職種と考えられています。

ただし、やがてその時が来たときに、AIにとって変わられない人材になっておくことが必要です。そのためには、一般事務職の業務のほかにも、専門性があるスキルを磨くことなどでAI化に備えておくようにしましょう。

一般事務職で得られるスキル

一般事務職では、どんなスキルが得られるのでしょうか？ここでは3つの側面から見てみたいと思います。

パソコンを使った事務処理能力

まずひとつ目は、パソコンを使った事務処理能力です。一般事務の仕事では、様々な書類の作成やデータ入力などでパソコンを使います。そのなかでもExcelの技術を使ってグラフを作ったり、Wordで共有文書を作ったりする機会もあります。

業務をしながらパソコンを使った事務処理能力とともに実務経験も身に付くことになります。

社外の人に対するビジネスマナー

一般事務職では、電話応対や来客応対によって社外の人の対応をすることも多くあります。そのようななか、礼儀正しい接し方や、敬語の使い方、会議室に案内するときの作法などのビジネスマナーが身に付いていきます。

こういったスキルは、社会人として基本でありながら必要なものですので、様々なシーンで役に立つでしょう。

周囲と協調できるコミュニケーション力

一般事務職は、社内にいる誰かのサポート的な働きをすることが多くあります。当然、そのなかでは、様々な方に確認をしたり、お願いをしたりしながらお仕事を進めていくこととなります。上手く仕事を進めていくためには、周囲と協調できるコミュニケーション力が必要です。

いろいろな個性の人と潤滑に業務を進めていく力が身に付けば、その会社の仕事がうまく進むだけではなくあなた自身の財産にもなります。

一般事務職の仕事内容

一般事務職の仕事内容には、具体的にどのようなものがあるのでしょうか？ここでは3つの側面からそのお仕事をご紹介します。

見積書やマニュアル、会議資料などを作成する

一般事務職の仕事で一番に思い浮かぶのが資料作成です。例えば、請求書や見積書などのほか、会議資料、イベントのお知らせ、業務のマニュアルなど様々なものを作成します。一見地味な感じもしますが、業務が円滑に進むためになくてはならない仕事です。

電話や来客、メールなどの応対

続いて多いのが電話や来客などでの対応です。例えば、初めてその企業に電話をしてきた人にとっては、あなたの対応によって会社のイメージを決めることにもつながります。丁寧なコミュニケーションを心掛けましょう。

書類の整理

毎日発生する大量な書類は、コツコツと整理する人と、整理のためのシステムがあることによって、その秩序が保たれます。また、社員にとっては必要な書類を必要なタイミングで使用するための大切な役割です。

備品管理・発注

会社で使用する備品の発注をしたり、在庫を管理する業務もあります。この備品のなかには、デスクワークで使う小さなものからパソコンやコピー機などの大きなものまであります。電化製品などは、いつでも問題なく使用できるように管理をしておきます。

一般事務職の志望動機を書く際のポイント

一般事務職の志望動機を書く時、どんなことに注意すればいいのでしょうか？ここでは、そのポイントを見ていくこととします。

 なぜ一般事務職なのか

まずは、なぜ一般事務職を志望するのかを明確にする必要があります。ここでは、生き生きとした志望動機をあなたの言葉で書きましょう。例えば、「私はバレー部のマネージャーの経験があり、部員のサポートに喜びを感じてきました。このことから、職業でも縁の下の力持ちとして企業を支える一般事務の仕事に就きたいと考えました」などという感じです。

一般事務職でアピールすべき強み

一般事務職にエントリーするときにアピールできることにはどんなことがあるのでしょうか？ここでは代表的なものを6つ記してみました。

・パソコンに関するスキルがあること

一般事務職では、多くの場合パソコンを使って仕事をします。そのため、Word、Excelを使用できることが当たり前になりつつあるので、基本的なところはもちろんExcelの関数を使った表の作成など一歩踏み込んだスキルも身に付けておくと強みになります。

・地味な作業であっても日々続けられる根気

仕事の中には単純な作業の繰り返しになる業務もあります。目立たないところで、コツコツと人を支える仕事であっても毎日続けていける根気が求められます。

・コミュニケーション能力があること

周囲のサポート的な役割をすることが多い一般事務は、相手の求めていることをしっかりと理解し、分からないところは確認しながら進めることが必要になります。苦手な相手でもしっかりコミュニケーションをとり、支える必要があります。

・スケジュール管理能力

一般事務職で扱う書類は提出期限などの締め切りを守ることを意識しながら仕事を進めることが重要です。担当する業務の幅が広い企業では、納期がある仕事を同時進行でいくつも管理することもあるので、要領よく仕事ができることも強みになります。

・正確かつスピード感ある作業

提出期限がなくても、仕事には基本的に「○日までに仕上げてほしい」という希望があるものです。その中では、正確な処理でスピード感を持って仕事を進めることが必要不可欠です。細かいことを丁寧に速く処理できることはアピールポイントです。

・臨機応変な対応

一般事務職の対応する業務は幅広く、本来なら営業事務や経理事務、法務事務の担当になる仕事などの対応が求められることもあります。どのような状況になっても冷静に臨機応変に対応できることは強みと言えるでしょう。

なぜその企業なのか

企業理念や大切にしていることを踏まえた上で、企業の方向性に沿った志望動機を書きましょう。例えば、ココカラファインの場合は「人々のココロとカラダの健康を追求し、地域社会に貢献する」という理念があります。その場合は、「心も身体も健康であるためのサービスが常に人々の生活に行き届くため、一般事務職にて御社の事業をサポートしたいと思います。」というような感じです。

実際に書く際は以下のフレームワークに沿って書いてみてください。

一般事務職の志望動機のNG例

→「なぜその企業に就職をしたいか」が抜けてしまうと「別にウチの会社じゃなくてもいいんじゃないか」と思われることもあります。また、「有名企業だから」とか「ラクそうだから」という思いがあると採用担当者に見抜かれてしまうものです。そんなときは、動機自体をもう一度見つめ直してみましょう。

たくさんのエントリーシートのなかにあって、スキルが秀でているとか、志望動機に心を打たれるとか、人間性の良さを感じるなどの魅力があってこそ、採用担当者の印象に残るものになります。常日頃からそのような強みを磨くことが大切です。

一般事務職の志望動機の例文

最後に、実際に選考を通過したエントリーを見ながら、志望動機を書くポイントを確認していきましょう。

ジョンソン・エンド・ジョンソン 日本法人グループの志望動機

→まずは、なぜその会社で一般事務職をしたいのかを会社の理念をふまえながら伝えましょう。また、具体的な工夫や数字などをまじえて取り組みの結果を伝えることも効果的です。そして、その企業に入ったらどんなことができるのかを伝えましょう。

終わりに

一般事務職は書類作成、電話や来客の応対、備品管理など様々な業務に対応しています。企業によって対応する範囲も異なる傾向にありますので、企業研究を行い、志望動機作成時にポイントを得たアピールができるようにしましょう。