【新卒｜例文】事務職で評価される志望動機の書き方！職種別仕事内容や求める人物像も紹介

事務職とは？

事務職とは、書類作成やデータ入力、備品管理、電話対応など幅広い業務をおこないます。

他の社員のサポートをする役割を担っており、いわば縁の下の力持ちのような存在です。

会社の業績に直接関わるわけではないですが、社員がスムーズに仕事を進めるために必要不可欠な仕事と言えます。

事務職といっても様々な種類があるため、仕事内容や勤務場所は事務職の種類によって異なります。

事務職の種類

ここでは事務職の種類を紹介します。事務職といっても様々な種類があるため、どの事務職が自分に合っているかチェックしておきましょう。

一般事務

一般事務は、事務職の中でも最も基本的な役割を担っている仕事です。OA事務と呼ばれることもあります。

特別なスキルや資格は必要ないため、未経験者も応募しやすいという点が特徴です。

一般事務の仕事内容を簡単に説明します。

▼書類の作成・管理
会議の議事録、見積書・請求書、イベント案内など会社で使用される様々な書類を作成します。ゼロから作成するというよりかは既存のフォーマットに沿って文書を作成するケースが多いです。

▼データ入力
営業やマーケティング、顧客情報、売上など、様々なデータをパソコンに入力します。1つのミスが原因でトラブルを招く可能性があるため、正確性が大事です。

近年はペーパーレス化が進んでいることによって、従来のような文書ではなく、デジタルツールへの入力という形に変わってきています。

▼電話・メール応対
会社にかかってきた電話や送られてきたメールに応対し、担当者へと繋ぎます。

社外の人と接する機会が多いため、話し方や言葉遣いなどに気をつけなければなりません。

▼伝票処理・整理
取引によって発生したお金の動きを伝票に入力し、整理します。

伝票には［入金伝票］［出金伝票］［仕入伝票］［売上伝票］［振替伝票］の5種類あり、取引内容によって使い分けなければなりません。

また、他の人が書いた伝票に不備がないかの確認もおこなっています。

▼郵便物の発送・仕分け
会社の郵便物をまとめて発送したり、届いた郵便物を仕分けて部署ごとに届けます。

会社によっては経理事務や営業事務などの仕事を一部任されるケースもあります。

▼来客応対
会議室へ案内したり、飲み物を出したり、会社に訪れる人へ応対します。会議室のセッティングまでおこなうケースもあります。

会社の最初の顔となる存在であるため、ビジネスマナーを身に着けることが必要です。

▼備品管理
会社内で使用する消耗品や文房具の在庫管理や調達をおこないます。

また、コピー機やパソコン、空調などの管理や修理依頼などもおこなっており、社員が快適な環境で働けるようサポートしています。

営業事務

営業事務は、営業担当者が顧客との交渉に注力できるよう、営業に関わる事務業務をサポート、バックアップします。会社によっては［営業サポート］［営業アシスタント］と呼ばれることもあります。

デスクワークがメインとなるため、ExcelやWordを扱えるパソコンスキルが求められます。

▼受発注業務
受注業務では、取引先から受けた注文の手配をおこない、発注業務では仕入先に注文し、商品やサービスの納品を依頼します。

確認作業が重要となるため、正確さが求められます。

▼在庫管理（納期確認）
在庫の管理や発送、補充など、お客様に確実に商品を届けるための管理をおこなっています。

在庫がない場合は納期調整まで担当するケースもあります。

▼書類作成
取引に必要な各種書類の作成や処理をおこないます。

営業事務が扱う書類には［見積書］［契約書］［発注書］［納品書］［請求書］［検収書］［伝票］などがあります。

▼ファイリング
営業や取引の記録となる書類を整理し、保管します。

クライアント別や種類別、日別など、誰もがわかりやすいようにまとめなければなりません。

▼電話・メール対応
営業担当にかかってきた電話やメールの応対をおこないます。

ただ取り次げば良いというわけではなく、担当者の代わりに問い合わせに対して回答することもあるため、取り扱う商品の情報は把握しておかなければなりません。

▼顧客・案件管理
お客様の住所や電話番号、担当者名、契約内容、発注履歴などを管理します。

そして管理している履歴をもとに、新規提案や継続契約の提案などをおこないます。

▼売上管理
部署の売上を日別、月別などで管理します。

会社によっては管理だけではなく、社内報告用の売上報告書の作成や分析作業をおこなうケースもあります。

総務事務

総務事務では、会社運営に必要な業務を幅広く担当しています。他の部署がおこなえない仕事を引き受けることもあり、会社全体をサポートする役割を担っていると言えます。

▼備品管理
会社で使用している文房具・コピー用紙などの消耗品やパソコン・プリンターなどの機器を管理しています。消耗品は日頃から在庫をチェックしておき、なくなる前に発注します。機器は定期的なメンテナンスを業者に依頼し、仮に故障した場合は迅速に修理会社へ連絡し、部品の交換や新品を購入します。

▼施設管理
社員が快適に働けるよう環境を整えています。具体的には、照明や空調の調節、防災設備管理、清掃業者の手配などが挙げられます。

また、社員数に合わせてオフィスのレイアウトを変更したり、法律で義務付けられた訓練を実施したりするのも法務事務の仕事です。

▼書類作成
稟議書、資料、社内報などを作成します。作成したら終わりではなく、書類の管理までが総務事務の仕事です。

必要な時にすぐ取り出せるよう、種類や日付別にまとめて正確に保存しなければなりません。

▼社内行事の企画
入社式や株主総会、社員旅行、全社会議など、社内でおこなう様々な行事の運営をおこないます。

具体的には、予算の設定や社員への案内、日程調整、会場の手配、司会進行など、担当業務は多岐に渡ります。

▼電話・メール・来客対応
会社に来客があった場合、担当者へ連絡したり、入館の手続きをおこないます。

また、電話やメールの一次対応も総務事務が担当しています。問い合わせ内容を正しく把握し、該当部署への振り分けをおこなうため、会社全体を理解しておくことが必要です。

経理事務

経理事務は、会社で扱うお金を管理・記録する仕事です。場合によっては、監査や税務調査に立ち会うケースもあります。

経理事務の仕事は大きく分けて［日次業務］［月次業務］［年次業務］の3つです。

以下で経理事務の仕事内容を簡単に説明します。

▼日次業務
日次業務では、取引で発生するお金を管理し、必要であれば伝票や領収書、請求書などの発行や管理、記録までおこないます。

具体的には以下のような業務を担当します。

▼月次業務
月次業務では、買掛金や給与計算、月次決算など、お金の動きを記録します。

具体的には以下のような業務を担当します。

▼年次業務
年次業務では1年に1回、決算業務や税務申告、年末調整などをおこなっています。

企業の現状をまとめた有価証券報告書を作成したりと、専門性の高い業務です。

具体的には以下のような業務を担当しています。

貿易事務

貿易事務とは、貿易に関する書類申請や通関の手配など、様々な事務作業をおこなう仕事です。

貿易事務は大きく分けて、［輸出業務］と［輸入業務］があります。

事務とはいえ、一般事務とは異なり、貿易に関する知識やスキルがなければ務まらないと言えるでしょう。

以下で貿易事務の仕事内容を簡単に説明します。

▼貿易書類の作成・確認
海外との取引は、文化や商習慣の違いから、商品の納入や代金の支払いなどがうまくいかないなど、高いリスクが伴います。

そこで必要になるものが貿易書類の作成と手続きです。取引をする商品・サービスの数量や価格、条件などを書類に残すことでスムーズな取引をおこなうことができます。

貿易事務では、上記のような［インボイス］や［パッキングリスト］などの輸出入に必要な書類を作成し、内容確認や申請、送付までおこなっています。

貿易書類は英文表記が多いため、英語力は必須です。

▼出荷・輸送・通関などの手配
貿易事務では輸出・輸入に伴う品物の輸送業務にも携わります。

商品の出荷依頼や商品を運ぶために必要な輸送手段の手配、商品を海外に持ち出す輸出通関、反対に商品を国内に持ち込む輸入通関などを担当しています。

▼出荷・納入管理
注文を受けたら品物の量や納期データをパソコンに入力したり、自社の工場や倉庫にある在庫数を確認したりと、商品が確実に届くよう管理します。

天候の影響や、当初のスケジュールよりも輸送が遅れる場合は再度スケジュールの調整や代替案の提案などもおこないます。

法務事務

法務事務とは、企業の法務部門にて、会社の活動に関する全ての法律関係を把握し適切に対応する仕事です。

法律の知識が必要となるため、一般事務に比べて専門性が高いと言えます。

以下で法務事務の仕事内容を簡単に説明します。

▼契約書の作成・確認
契約書の内容に問題がないか確認します。契約書に不備があると、契約が無効になってしまったり、不利な条件で契約してしまったりする可能性があるため、トラブルを未然に防ぐためにも必要な仕事です。

チェックする契約書の一例として、以下が挙げられます。

▼顧問弁護士とのやり取り
顧問弁護士とは、会社で契約している弁護士です。会社の活動に関する相談をおこないます。

法務事務は顧問弁護士と直接やり取りをする、いわば企業側の窓口のような存在です。顧問弁護士に相談した内容は整理した上で、社内報告までおこないます。

▼知的財産の保護・管理
会社が保有している知的財産には［特許権］［商標権］［著作権］などがあります。法務事務ではこれらが外部に流出しないよう、保護・管理する役割を担っています。

▼法的トラブルへの対応
訴訟を起こされる、または訴訟を起こすなど法的トラブルが起こった際、法務事務が顧問弁護士とともに対応にあたります。

具体的には、関係者の窓口担当、書類準備、記録作成などをおこなっています。

▼コンプライアンス・社内規程の周知
社内規程の作成や研修を実施することで社内のコンプライアンスの徹底に寄与しています。

規程内容は法律以外にも、公序良俗や会社の経営理念、社会的責任なども踏まえた上で策定します。社内規程を策定したら全社に周知し、実際に運用できるようにしなければなりません。

また、相談窓口の設置や運営なども法務事務の担当業務です。

▼法改正への対応
法律は一度制定されたらずっと変わらないわけではなく、今後も変化すると考えられます。

法務事務は法改正がおこなわれたら、新しい法律と見比べて法的な問題がないか再度確認します。

▼労働・雇用問題への対応
基本的には労働時間や給与の管理は人事や労務がおこないますが、トラブルが起きた際は法務事務が担当することになります。

近年社内でのハラスメント問題が注目されているため、ハラスメント防止に向けた対策や相談窓口の設置などが求められています。

受付事務

受付事務とは、企業の入口で会社を訪れた来客の対応をする仕事です。来客がその企業で1番最初に合う人になるため、会社の顔とも呼ばれています。

受付事務の仕事内容は、来場手続きや担当社員への取り次ぎ、会議室までの案内、顧客データ・会議予約システムの管理など多岐に渡ります。

医療事務

医療事務の仕事は、医療機関での患者様の応対、医療費の計算、保険者に診療報酬の請求をおこなうことです。医療保険制度に関する専門的な知識が必要と言えます。

医療事務とは、病院やクリニックなどの医療機関で働く事務職のことを指します。

担当業務は大きく分けて［受付・会計業務］［クラーク業務］［レセプト業務］の3つです。

以下で上記3つの業務について簡単に説明します。

▼受付・会計業務
初めて受診する来院者に診察券を発行したり、保険証の提示を求めたりします。また同時に問診表などの書類を渡し、記入してもらいます。

来院された患者様から保険証を預かり、診療申込書を書いてもらい、患者様を受診科への案内をしたりします。

受付のメイン業務は病院やクリニックのカウンターにて、来院した患者様の応対をすることです。患者様から保険証や診察券を受け取り、必要であれば問診表に記入してもらう場合もあります。

また、保険証や診療申告書をもとにカルテの作成もおこないます。

会計業務は、医療費の計算や明細書を作成し、患者様の会計作業をおこなうことです。会計が終わったら、預かっていた保険証や診察券を忘れずに返却し、領収書や薬の処方箋を患者様に渡します。

▼クラーク業務
クラーク業務は、患者様と医療スタッフを繋ぐ業務で、［外来クラーク］と［病棟クラーク］の2つに分けられます。

外来クラークは、受付業務、電話応対、カルテの整理やレントゲンなどの検査データの準備など、一般的な事務作業をおこないます。いわば患者様と医師・看護師の橋渡しのような存在です。

病棟クラークは、入退院に関する事務作業全般を担当します。入退院手続きや食事伝票の管理、手術・検査スケジュールの管理などをおこなっています。病棟クラーク業務は、ナースステーションに常駐することが多くなるでしょう。

▼レセプト業務
レセプト（診療報酬明細書）を作成し、健康保険組合などの審査支払機関に対して診療費用の請求をおこないます。レセプトを作成するには医療知識が必要となります。

レセプトを請求する＝病院の売上を請求するということであるため、作業の正確さが最も重要です。

人事事務

人事事務とは、採用から退職までに関する人事管理業務のサポートをおこなう仕事です。

従業員が自分の持っている力を最大限発揮できるよう、環境を整備したり、人員配置をおこなったりしています。

▼人事企画　
人事制度や就業規則の構築・改訂、社内の人員配置計画など、人事戦略に携わります。

また、従業員が快適に働けるよう環境を整備したり、社員の定着率を上げるための施策を考え、運営したりもしています。

人材を採用する際は、採用計画の立案や人材配置計画の策定をサポートすることも人事事務の仕事です。

▼採用
面接に来た就活生または求職者の案内、面接の日程調整、採用・不採用通知の手配、イベントのサポートまでと、人材採用に関する一連の業務をサポートします。企業によってはWebサイトなどに掲載する求人情報の原稿作成を担当する場合もあります。

▼労務管理
入退社に伴う手続きや、従業員の給与、労働時間の管理、福利厚生など労務まわりを管理しています。従業員の義務や権利をしっかりと管理し、働きやすい環境を整えるサポートをおこないます。

▼教育・育成
教育・育成に関する企画のサポートをおこないます。具体的には新卒採用の社員に向けた新入社員研修や、管理職に向けた管理職研修などの企画・運営サポートです。

外部に研修を委託する際は、講師や担当者との調整もおこないます。

▼来客応対
人事部への電話や来客の応対も人事事務の仕事の1つです。担当者へ取り次ぐことが多いですが、内容が簡単なものであれば、人事事務が回答するケースもあるでしょう。

また、社内からの各種手続きに関する問い合わせに対応することも多いです。

【新卒】事務職で求められる人物像

ここでは事務職で求められる人物像を紹介します。

事務職といっても様々な種類があり、それぞれ求められる人物像は異なる場合もありますが、今回は事務職全般で求められる人物像を紹介していきます。

サポートをすることが好きな人

事務職は自分が現場で活躍するというよりかは、誰かのサポートがメイン業務となります。そのため裏方として誰かの役に立てることに喜びを感じられる人を求めていると言えます。

また、社内の人と関わる機会が多い仕事でもあるため、周囲への気遣いができるという素養も必要でしょう。

地道な作業が苦手ではない人

事務作業では、細かい数字の入力や計算、資料整理など、長時間地道な作業をすることが多いです。そのため、細かく地道な作業でも苦に感じず、丁寧に仕事できる人が求められます。

臨機応変に対応できる人

事務作業は基本的にルーティンワークが多いですが、電話対応や来客対応など突発的に発生する仕事に臨機応変に対応しなければならないケースもあります。

特に貿易事務や営業事務などの仕事は、社外とのやり取りが発生するため、より臨機応変な対応力が必要です。

作業をこなすだけでなく、自発的に考え臨機応変な対応ができる人も事務職に求められる素養を持っていると言えるでしょう。

責任感があり丁寧な人

事務職は他の社員がスムーズに仕事をおこなえるようサポートをする仕事です。

途中で仕事を投げ出されてしまっては周りも困ってしまいます。どんな状況でも一度引き受けた仕事は最後までやり遂げる責任感が求められます。

また、期日を守るスケジュール管理能力やミスなく正確に作業できる丁寧さも必要です。

このように事務職では責任感があり丁寧に仕事をこなすことができる人が求められることが多いでしょう。

コミュニケーション能力がある人

周囲のサポート的な役割をすることが多い事務職は、相手の求めていることをしっかりと理解し、分からないところは確認しながら進めることが必要になります。

苦手な相手でもしっかりコミュニケーションをとり、支える必要があります。

そのため、どのような相手に対しても適切なコミュニケーションが取れる能力を持っている人は重宝されるでしょう。

求める人物像に当てはまることをアピールする際はRPEP法を用いて書くことで、読み手が理解しやすくなるため、意識してみてください。

志望動機の基本的な書き方

情報収集や自己分析をもとに、伝えることが決まればあとは書くだけです。必ずしもオリジナルの構成にする必要はありません。

シンプルでわかりやすい文章構成が、相手を意識した書き方であり読んでもらうコツです。

文章力に課題がある人は第三者にチェックしてもらうことで「て・に・を・は」、接続語「です・ます」調など細部まで整えましょう。

志望動機の考え方、書き方を詳しく知りたい就活生は下記をご覧ください。

【新卒】事務職で評価される志望動機の書き方

志望動機の基本的な書き方について理解したら、続いては事務職で評価される志望動機の書き方を学んでいきましょう。

志望動機を作成する際は『なぜ事務職なのか』『なぜこの会社なのか』をしっかりと深掘りしましょう。

なぜ事務職なのか

［なぜ事務職なのか］については、数ある仕事の中でもなぜ事務職を選んだのかについて明確な理由を準備しておく必要があります。

具体的には「バレー部のマネージャーの経験があり、部員のサポートに喜びを感じてきました。このことから、職業でも縁の下の力持ちとして企業を支える事務の仕事に就きたいと考えました」のような事務職職ならではの理由を伝えられると良いでしょう。

その際、事務職職の仕事内容や特徴と絡めて書くことができれば、説得力のある志望動機になるため、志望動機を書く際は事前に事務職の仕事内容や特徴について調べてみてください。

なぜこの会社なのか

［なぜこの会社なのか］については、志望企業の強みや事業形態などの特徴を調べて、競合他社と差別化しながら伝えると良いです。

例えば、ココカラファインの場合は「人々のココロとカラダの健康を追求し、地域社会に貢献する」という理念があります。

その場合は「心も身体も健康であるためのサービスが常に人々の生活に行き届くようにするため、事務職にて御社の事業をサポートしたいです」というようなかたちで書きます。
　　

【新卒】事務職の志望動機例文

ここでは実際に企業の選考を通過した志望動機例文を紹介します。

志望動機の書き方について理解できたら、次は例文を見て書き方のイメージをさらに掴んでいきましょう。

長瀬産業

⇒200字という少ない文字数の中で綺麗にまとめられています。

引用元：unistyle／選考通過者本選考ES（長瀬産業24卒）

三菱電機

⇒事務職の中でも三菱電機を志望している理由について具体的に書けており、説得力のある志望動機と言えます。

引用元：unistyle／選考通過者本選考ES（三菱電機24卒）

双日

⇒自分の強みをしっかりとアピールした上で志望動機を伝えられている点がGoodです。また、事務職の中でも双日を志望している理由についても具体的に書けています。

引用元：unistyle／選考通過者本選考ES（双日21卒）

【新卒】事務職の志望動機で避けるべき内容

最後に事務職の志望動機で避けるべきアピール内容を2つ紹介します。これから志望動機を作成する人は以下のポイントに注意して作成しましょう。

どの企業でも通じる志望動機

どの企業でも通じる志望動機ではあなたの熱意や志望度の高さをアピールすることができません。

「それ他の企業でも良くない…？」と思われてしまったら、選考を通過するのは難しいと言えるでしょう。

企業は採用するにあたって就活生の志望度をチェックしているため、志望動機を伝える際はその企業ならではの理由を伝えるようにしてください。

給与や福利厚生をメインで伝えている志望動機

給与や福利厚生は企業を選ぶ観点として大事なポイントであるため、給与が高い、福利厚生が整っている企業で働きたいと思うのは当然のことです。

しかしそれらを志望動機をアピールするのは避けた方が良いでしょう。

企業は将来的に自社に貢献してくれる人材を採用したいと思っています。そのため給与や福利厚生を志望理由として伝えてしまうと「仕事に対する熱意は低そう…」「もっと良い条件の企業が見つかったらすぐ辞めてしまいそう…」など、マイナスな印象を持たれてしまうでしょう。

志望動機ではその企業で成し遂げたいことを伝えるようにしてください。

まとめ

本記事では事務職の種類や仕事内容、事務職で評価される志望動機の書き方、例文を紹介してきました。

事務職と言っても本記事で紹介したように様々な種類の事務職が存在します。企業や事務職の種類によっておこなう仕事内容も異なりますので、志望動機を作成する際は事前に企業研究を十分におこなうようにしましょう。

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