履歴書をメールで送る時のマナーは？PDF変換のやり方、圧縮の仕方も紹介

「履歴書をメールで送りたいけどどうやって送ればいいのかわからない」「普通にファイルを添付すればいいだけ？」と不安を感じている人に向けて、履歴書を送る際のメールの作り方や注意点を紹介します。

履歴書は個人情報を扱う大事な書類であるため、メールで送る際は細心の注意を払う必要があります。

また、ファイルへのパスワードのかけ方やファイルのPDF化、圧縮の仕方を図でわかりやすく解説しているので、履歴書をメールで送る前に参考にしてみてください。

履歴書を送る際のメールの作り方

メールで履歴書を送る際は以下の手順を踏みます。

それぞれの手順ごとに書き方を詳しく紹介しているので、メールを作成する前に入れるべき項目について把握しておきましょう。

件名を記入する

件名はメールの内容と差出人がひと目でわかるように記入します。

採用担当者は数多くの就活生からメールが届いているため、メールを開かなくても誰から届いたのか件名で判断できるようにしておくようにしましょう。

また、企業から来たメールに返信する場合は件名は変えないようにしてください。

件名を変えてしまうと、企業側がメールを見失ってしまう可能性があるため、届いた件名のまま返信するようにしましょう。

宛先を記入する

宛先は「企業名」「部署名」「採用担当者の名前」の順に記載します。部署名が不明の場合は省略しても問題ありません。

また部署名や採用担当者の名前がメールや採用サイトに記載されていない場合は、「採用担当者様」と記入します。

宛先を記入する際は以下3点に注意して記入してください。

応募先の企業名を間違えてしまうとマイナスな印象を与えてしまう可能性があるため、メールを送る前に必ず企業のHPで正式名称を確認しましょう。

挨拶と自己紹介を記入する

メールの本文を書く前に簡単な挨拶と自己紹介を記入します。

初めて連絡する場合は

「初めてご連絡させていただきます。〇〇大学〇〇学部ネオキャリア花子です。」

以前連絡したことがある場合は

「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部のネオキャリア花子です。」

と記入しましょう。

本文を記入する

挨拶と自己紹介を記入したら本文を書きます。

本文ではメールを送った目的を端的に伝えましょう。本文の例は以下を参考にしてください。

■本文の例

本文を書く際は正しい言葉遣いを心がけましょう。

就活では基本的マナーとして正しい敬語が使えるかどうかもチェックされているため、メールを送る前にその表現は正しいのか確認してから送りましょう。

正しい敬語表現についてわからないという方は以下の画像を参考にしてみてください。

署名を入れる

署名とは自分が何者かを伝えるためのものです。

そのため署名には「氏名」「大学名・学科」「電話番号」「メールアドレス」の順番で記入しましょう。

採用担当者はこの署名の電話番号やメールアドレスを見て連絡してくることもあるため、ここには1番使用しているものを記入するようにしてください。

また、本文と署名を区切るために「-」や「＝」などの記号を使用し、どこからが署名かひと目でわかるようにします。

履歴書を送る際の注意点

履歴書を送る際は以下のポイントに注意してください。

履歴書は個人情報が記載されている大切な書類であるため扱いには気をつけましょう。

添付データの名前はわかりやすいものにする

添付データの名前は誰から何が送られてきたのかがひと目でわかるものにします。

例えば「履歴書〇〇大学氏名」のような名前にするとわかりやすいです。

データはPDFにする

履歴書をデータで送る際はPDFにして送ります。PDFに変換することで第三者が修正できなくなります。

そのためWordやExcelで履歴書を作成した場合でもメールで送る際はPDFに変換してから送るようにしましょう。

WordやExcelをPDFに変換する方法

①Word、Excelでファイルを開く

②名前をつけて保存を押して、保存したい場所を選択する

③「Word文書」のところをPDFに変更し、保存を押す

パスワードをかける

履歴書は個人情報が記載されているため、万が一宛先を間違えて違う人に送ってしまったら大変です。

履歴書をメールで送付する場合は添付ファイルにパスワードをかけて送りましょう。

やり方がわからないという人に向けて、以下でパスワードのかけ方を紹介します。

添付ファイルにパスワードをかける方法

①名前をつけて保存から、「その他のオプション」を押す

②「オプション」を押す

③「ドキュメントをパスワードで暗号化する」を選択し、OKを押す

パスワードをかけたら、メールで必ずパスワードを送るようにしましょう。

パスワードをは履歴書を送付するメールとは別で作成します。つまり2通メールを送るということです。

以下でパスワードメールの例文を紹介します。

パスワードメールの例文

パスワードをメールで送る際は件名は「【氏名】履歴書パスワードにつきまして」など、ひと目で何のメールなのかわかるようにします。

メールの作り方がわからないという方は以下の例文を参考にしてみてください。

履歴書受付メールへの返信の仕方

履歴書を送ったら、採用担当者から「確認しました」という内容のメールが来る場合があります。

その際は無視するのではなく、返信すると好印象を与えることができます。

件名の「Re: 」は届いたメールに返信する場合、自動で表示されるので、消さずにそのまま残しておきましょう。

ここまででメールの作り方については理解できたと思います。続いてはメールを送る前にチェックすべき項目を紹介していきます。

履歴書をメールで送る前にチェックすべきこと

履歴書をメールで送る前に以下のポイントを必ずチェックしましょう。

これらのチェック項目はよく起こり得るミスです。

どのようなミスが起こりやすいのかを把握し、そのようなミスをおかさないようにしましょう。

ファイルが添付されているか

ファイルを添付するのを忘れてしまったり、添付したつもりがうまく添付されていなかったということが多くあります。

そのためメールを送信する前にもう一度ファイルがしっかりと添付されているか確認してください。

または、本文を作成する前に一番最初にファイルを添付するのも一つの手段です。

その際にファイルがPDF化されているか、正しいファイルが添付されているかもチェックしましょう。

宛先に間違いがないか

就活では複数の企業にメールを送る機会がある思います。

そのためメールを送る際はメールアドレスと企業名が合っているかを必ず確認してください。

よくあるミスとしては以前に別の会社に送った文面やテンプレートを使用し社名や担当者名を変え忘れていたというケースがあります。

宛先の間違いは社会人でもあってはならないミスです。

間違えてしまうと採用担当者に「注意力が散漫な人」「入社した際、秘密情報を誤送信してしまいそう」という印象を与えてしまう可能性があります。

そのため宛先の確認はしっかりと行いましょう。

送信時間は適切か

メールは24時間いつでも送って良いわけではありません。基本的には就業時間内に送るのがマナーです。

しかしどうしても就業時間内に送ることができない場合は、早朝や深夜を避け非常識だと思われない時間に送るようにしましょう。

メールが送信できない時の原因

「メールが送信できない…けど原因がわからない」と困っている人は、以下に当てはまっていないか確認してみてください。

もし当てはまっている方は解決方法も紹介しているので、参考にしてみてください。

添付ファイルが大きい

添付ファイルが大きすぎるとメールが送信できないことがあります。一般的に添付ファイルは2MB以下とするのがマナーです。

添付したいデータが2MBを超えてしまう場合はファイルを圧縮しましょう。

圧縮の仕方は以下で紹介します。

圧縮する

①「名前を付けて保存」を押し、「エクスポート」を選択する

②「PDF/XPS」の作成を押す

③「最小サイズ」にチェックを入れ、発行を押す

宛先のミス

メールが送れない場合、宛先が間違っていることが多くあります。

ファイルも2MB以下なのにメールが送れないという人は、再度メールアドレスが間違っていないか確認してみてください。

まとめ

本記事では履歴書をメールで送る際の方法や注意点を紹介してきました。

これから履歴書をメールで送る予定がある人は、送る前に本記事で紹介しているチェック項目を確認してみてください。

履歴書は就活生にとって大切な書類であるため、しっかりとマナーを身に着けてから送りましょう。