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総務職の志望動機の書き方と例文~選考通過ESを公開~

総務職と聞いて、「何でも屋」「雑用係」「地味なデスクワーク」というイメージを持っている人も少なくないでしょう。確かに総務職の業務は多岐に渡りますが、ただの雑用係というわけではありません。

総務職は、全ての部署と関係を持つ社内で重要なの存在で、社員を1つにまとめ、導くという使命があります。自らの行動次第で会社全体の成長に大きく貢献することができる、重要な役割を担ってると言えるでしょう。

目次

総務職のトレンド

総務職には大きく2つのトレンドがあります。

まず1つめは、日本の企業には総務のプロがいないことが問題視されている背景から「戦略総務」の重要性が問われているということです。

戦略総務とは、受動的ではなく能動的に業務を行う総務職のことを表しています。具体的には、社員が働く状況を把握し、従来の作業が本当に必要かどうか、必要でなければやめる、減らす、変えるなどといった行動をとります。

こうした「攻め」の総務に変えることが、企業全体のコスト削減にも繋がると言われています。

2つめは、AIの導入です。
戦略総務が求められている背景には、AI導入が進んできていることが挙げられます。受け身の総務の場合、簡単なルーチンワークやデータ処理などがメインですが、それはAIの方が正確に速く作業をこなせてしまうという事実があります。

労働人口の減少や働き方改革によって、AI導入により総務職の負担が減ります。そのため、今後の総務職では、より専門性の高い知識を身につけることや、時と共に変わる常識をアップデートし続けることが重要とされています。

総務職で得られるスキル

総務職に就くことで、どのようなスキルを得ることができるのでしょうか。以下で詳しく紹介していきます。

情報収集能力

総務職は、各部署との連携が欠かせないため、様々な情報を手際よく集める能力が求められます。また、法務やコンプライアンス関係などの、専門性の高い業務を担当することもあるので、法的な知識をはじめ、様々な情報収集が必要になります。

交渉力やコミュニケーション能力

各部署とのやり取りを行う必要があることや、それぞれの立場や意見を考慮しながら、社員をまとめる役割も担うため、交渉力やコミュニケーションスキルが磨かれていきます。

簿記の知識

総務職では、担当部署がない業務を兼任することが多いです。そのため、経理がいない企業などでは、経理の役割を兼ねることがあります。社員の給与計算や出張費などの清算を行うこともあり、簿記などの専門的な知識が必要になる場合もあります。

総務職の仕事内容

総務職といっても具体的にどのような業務を行っているのでしょうか。多岐にわたる業務内容の中でも主なものを、以下で詳しく説明していきます。

事務の管理

報告書や会議資料など各種資料作成や庶務業務、備品の管理などを日々の業務で行います。また、他部署の人員が不足した時や繁忙期などは補助業務も行います。

社内の管理

社内で行われる株主総会やイベントなどの企画運営、人事や労務関係の管理なども業務の一環です。また、電話やメール、来客対応も行いますが、総務職が窓口となり、他部署との取次を行う場合もあります。

社外の管理

社外への広報誌発行やホームページ作成、管理などの社外に関わる業務も行います。外部に広報関係を依頼している場合は担当しませんが、企業によっては総務が全て管理している場合もあります。

総務職の志望動機の書き方とポイント

志望動機を書く際は、なぜその職種なのか、その職種の中でもなぜその企業なのかを明確にし、ロジカルにアピールできるようにしましょう。

なぜ総務職に就きたいのか

数ある職種の中でなぜ総務職に就きたいのかを説明する必要があります。

例えば、「社員と経営者の架け橋になって会社に貢献したい」「多岐に渡る知識を身につけて総務のプロになりたい」などといった総務職ならではの理由を述べるようにしましょう。

総務職でアピールすべき強み

総務職では、様々な部署とのやり取りが必要なため、コミュニケーション能力が重視される傾向にあります。接客などの経験がある場合には、具体例を用いてアピールするといいでしょう。

また、様々な部署をまとめるためには、丁寧さや判断能力も求められるため、周囲への気配りができることや、ものごとの優先順位をつけられることもアピールポイントになります。

なぜその企業か

総務職と言っても業務内容は多岐に渡り、企業や業種によって異なります。そのため、企業がどのような事業を行っているのか、どのようなサポートが必要なのかを理解することが大切です。

例えば、大企業では「各部署の意見を聞き、まとめること」、中小企業では「様々な部署の業務をマルチにこなせること」など、求められている人材が異なります。

このように企業によって特徴は異なるため、企業ごとの特徴を把握するためにも企業研究は必ず行いましょう。

実際に書く際は以下のフレームワークに沿って書いてみてください。

■志望動機の構成例
(1)志望動機をひと言で
(2)背景・動機
(3)その会社を選んだ理由
(4)入社後どの様に活躍したいか

総務職の志望動機のNG例

以下では総務職の志望動機NG例を紹介します。どこがNGなのかについても解説しているので、チェックしてみてください。

志望動機のNG例

私はアルバイトの経験から、人と関わり、人をサポートしたいと考えています。そのなかで貴社の総務は大切な業務であると考えています。お客様に合わせた接客を心がけ、お客様の人生での高いお買い物がいいものになるようにしたいです。

私の強みはチームのために積極的に働きかけを行うところです。高校2年の時に授業の一環で、企業が主催するプレゼンテーション大会へ参加しました。一度、チーム雰囲気が悪くなってしまったことがありましたが、私がとった様々な行動により、皆が再びやる気を取り戻しました。

この経験で私はチームに貢献できたと感じています。社会人になってもチームや人のことを
考え、貢献するという気持ちを持って働きたいと考えています。

→総務職がなぜ大切な業務だと思っているのか述べられていなため、業務内容や役割を認識しないように感じる。

強みをアピールする経験談について、行った取り組みが具体的に述べられていないため、説得力がない。

総務職の志望動機の例文

実際に選考を通過したESの志望動機の例文および考察から、書き方を学び自身のESや面接に活かしてください。

関西不動産販売の選考通過ES

志望動機の良い例
私はアルバイトの経験から、人と関わり、人をサポートしたいと考えています。そのなかで貴社の総務スタッフは受付や来客対応などの顔となる業務であると考えています。アルバイトで接客をしていた時に、様々な年齢層のお客様の対応をしていました。その経験を活かして、社員だけでなく外部とも適切なコミュニケーションを取り、部署間や顧客との間のバランスを保てるような存在になりたいと思っております。

私の強みはチームのために積極的に働きかけを行うところです。高校2年の時に授業の一環で、企業が主催するプレゼンテーション大会へ参加しました。チームで準備をしている時、初めは資料が全然集まらず、メンバーのやる気が失われていき、雰囲気が悪くなっていきました。私は、このままでは良い案を出すことができないと考え、メンバーにチームだから皆で動くことが大事だということを伝え、自分たちでアンケートを作り、駅などで協力してもらうことを提案しました。皆は私の提案に納得し、実行してくれたため、皆が再びやる気を取り戻しました。

その結果、多く情報を得ることができたのでチームの雰囲気も良くなり、良い結果につなげることができました。 この経験で私はチームに貢献できたと感じ、この強みは大学生活のテニスサークルでの活動でも活かすことができました。社会人になっても、チームや人のことを考え、貢献するという気持ちを持って働きたいと考えています。

→将来のビジョンが明確に書かれているため、企業がどのように貢献できるのか判断しやすい内容になっています。

ただ、総務の職務に関する内容が薄いため、職種理解ができていない懸念を感じます。より具体的にどんな業務をしたいのかを記述できるとさらにレベルが上がります。

終わりに

総務職は、企業によっても異なりますが、業務内容が多岐に渡り、様々な知識やスキルが必要になります。しかしその分、会社を経営する上で欠かせない業務であるため、とてもやりがいのある仕事です。

広く深い知識が必要になるため、常に学ぶ姿勢があることをアピールすることも必要です。企業研究をしっかりと行ってから志望動機を作成するようにしましょう。

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