説明会の無断欠席は選考に響く？キャンセルの伝え方とお断わり例文、注意点とは
●説明会をキャンセルする場合は、志望度に関わらず事前に必ず連絡することが社会人としてのマナー。
●無断欠席や度重なるキャンセルは、企業側の印象を悪くしたり、その後の選考を断られたりする可能性があるため、注意が必要。
●説明会のキャンセル連絡は、理由を誠実かつ簡潔に、そして丁寧に伝えることはもちろん、状況に応じたメールや電話の使い分けも押さえておくと安心。
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就活中の企業説明会への参加は、重要なステップの1つです。しかし、予定が変わったり、企業への興味が薄れたりして、参加を見送ることもあるでしょう。
そんなとき、「キャンセルの連絡をしないまま欠席しても大丈夫？」と不安に感じる就活生もいるのではないでしょうか。
この記事では、説明会をキャンセルする際の正しい連絡方法や伝え方、注意すべきマナーを、をわかりやすく解説します。
丁寧な対応を心がけることで、選考を有利に進めるための信頼感を高めましょう。
興味がなくなった説明会でも、無断欠席せず連絡すべき理由
結論から言うと、無断欠席はNGです。たとえ「もうこの企業は受けないかも」「他に興味が出てきた」といった理由があっても、事前にきちんと連絡を入れるのがマナーです。
「もう関係ないから行かなくていいや」と思っていても、企業側はあなたの情報を把握しています。場合によっては、選考や他社選考に思わぬ形で悪影響が出る可能性もあります。
また、就活は社会人への第一歩でもあり、ビジネスマナーを身につける良い機会です。無断欠席を避け、適切にキャンセル連絡をおこなうことは、今後の社会人生活でも役立つスキルとなるでしょう。
ここでは、［行かないと決めた説明会こそ、なぜ連絡が必要なのか］を3つの理由から解説します。
社会人としてのマナーだから
企業は、説明会へのエントリーをもとに「◯名が参加予定」と見込みを立て、会場準備や人員調整などを進めています。つまり、あなたが「参加します」と登録した時点で、企業側はあなたのために準備を始めています。
この「参加すると伝えたら、準備をして待つ人がいる」という状況で、無断欠席やドタキャンをすることは、相手の時間を奪い、準備を無駄にする行為です。これは、社会人として最も基本的な［約束を守る］［相手に配慮する］というマナーに反します。
就活の段階から、こうした社会人として基本的なマナーを守る意識を持っておきましょう。
今後の選考や印象に影響する場合があるから
就活は、企業との信頼関係を少しずつ築いていくプロセスです。説明会を無断で欠席すると、［約束を守れない人］［自己管理が甘い人］という印象を与えてしまう可能性があります。
実際に、説明会の出欠状況や欠席理由を選考の参考情報として記録している企業もあります。特にグループ企業や関連会社を複数持つ大手企業では、こうした情報が共有されるケースもゼロではありません。
たとえ選考に直結しない場面であっても、自分の行動が見られていることを意識し、丁寧な対応を心がけることが信頼に繋がります。
他社でも活きる「ビジネスマナー」が身につくから
社会人になると、打ち合わせや会議の変更・キャンセルなど、予定の変更を事前に相手に伝える場面が日常的に発生します。このときに［きちんと連絡を入れる］ことは、信頼関係を築く上で欠かせない基本的なマナーです。
就活中から、キャンセルの連絡を丁寧に入れる習慣を身につけておけば、社会人になってからも自然と信頼される対応ができるようになります。選考に直接関わらない場面であっても、こうしたビジネスマナーを意識して行動することは、結果的にあなたの評価を高めることに繋がります。
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説明会のキャンセル理由の伝え方
やむを得ず説明会をキャンセルすることは、誰にでも起こり得るものです。キャンセル時に大切なことは、その際の伝え方や対応の仕方に気を配ることです。
企業との信頼関係を損なわないためにも、キャンセルの連絡は［選考の一部］であるという意識を持ち、丁寧かつ誠実に対応しましょう。ここでは、説明会をキャンセルする際に気をつけたいマナーと、失礼にならない理由の伝え方について解説します。
できるだけ早く連絡する
説明会のキャンセルを決めた時点で、できるだけ早く企業に連絡を入れましょう。前日までの連絡であれば、メールのみでも問題ありませんが、当日の場合は［メール＋電話］の両方で連絡するようにしてください。
企業は、参加者数に応じて会場や資料の準備をしているため、直前のキャンセルは業務に支障をきたす恐れがあります。相手の立場に立った配慮として、早めの連絡を心がけましょう。
連絡方法は企業の指定に従う
説明会の案内メールやエントリー時の画面に、［キャンセルの連絡は●●から］と指定がある場合は、必ずその連絡方法に従いましょう。
企業によっては、［専用フォームのみ対応］［メール限定］［電話でのみ受付］など、連絡方法を明確に指定していることがあります。
指定された連絡方法を無視してしまうと、「案内をきちんと確認していない」「ルールを守れない人」といったマイナスの印象を与えかねません。事前に連絡方法をしっかり確認しておくことが大切です。
理由は簡潔に・正直に伝える
説明会をキャンセルする際の理由は、簡潔かつ誠実に伝えれば問題ありません。無理に詳細を説明する必要はなく、例えば以下のような一般的な理由で十分です。
理由
- 別の予定と重なってしまった
- 体調不良のため
- 家庭の事情で参加が難しくなった
また、もし本音が「興味がなくなった」という理由であっても、そのまま伝えるのは控えましょう。「都合がつかなくなってしまった」など、相手に配慮した表現を使うことが大切です。
お詫びと今後への姿勢を添える
説明会のキャンセルを伝える際は、一方的に「行けません」とだけ伝えるのではなく、お詫びの言葉と今後の姿勢を一言添えることで、良い印象を与えることができます。
以下に、キャンセル理由に応じた例文を紹介します。
本日予定しておりました説明会につきまして、急な体調不良のため、参加が難しくなってしまいました。直前のご連絡となり、大変申し訳ございません。
もし別日程での開催がございましたら、改めて参加させていただきたく存じます。
引き続き、貴社の情報を拝見し、志望度を高めてまいります。
このたびはご案内いただいた会社説明会について、都合により参加が難しくなってしまいました。
直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。
今後のご活躍をお祈り申し上げますとともに、またご縁がございましたら何卒よろしくお願いいたします。
アドバイザー
また、キャンセルの連絡をする時点で別日程の開催がわかっている場合は、参加希望の意思を伝えると好印象です。さらに、今後の選考に対する意欲を添えることで、企業からの印象をより良くすることができるでしょう。
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説明会キャンセル時のスマートな連絡例【メール・電話】
説明会をやむを得ずキャンセルする際は、［誠実さ・簡潔さ・丁寧さ］を意識した連絡が大切です。ここでは、当日・前日に分けて、電話とメールの例文をそれぞれご紹介します。
当日キャンセルの場合
繰り返しお伝えしていますが、説明会当日のキャンセルは、企業にとって会場準備や人員配置に影響が出るため、大きな負担となります。そのため、お詫びと確実な連絡のためにも、まずは必ず電話で連絡を入れるようにしてください。
加えて、会場準備などで電話が繋がりにくい場合や、キャンセル連絡が重複する混乱を避けるためにも、メールも併用するとより丁寧な連絡となります。
🔶電話例
〇〇大学の〇〇と申します。
本日〇時からの会社説明会に参加予定だったのですが、体調不良により、どうしても参加が難しくなってしまいました。
当日のご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。
ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
※落ち着いたトーンで、名前と所属・理由・謝罪を簡潔に伝えることがポイントです。
🔶メール例
本日開催の会社説明会キャンセルのご連絡【〇〇大学 〇〇】
▼本文
〇〇株式会社
人事ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
本日〇時より予定しておりました貴社の会社説明会について、
体調不良のため参加が難しくなってしまいました。
直前のご連絡となり、大変申し訳ございません。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
もし今後、別日程で説明会が開催されるようでしたら、
ぜひ改めて参加させていただきたく存じます。
何卒よろしくお願いいたします。
〇〇大学〇〇学部
〇〇〇〇（名前）
メールアドレス：xxx@xxx.com
電話番号：090-xxxx-xxxx
前日キャンセルの場合
前日であれば、メールだけでも問題ない場合が多いですが、できれば電話も併用すると丁寧な印象になります。
🔶電話例
〇〇大学の〇〇と申します。
明日〇時から参加予定の会社説明会についてですが、やむを得ない事情により、参加が難しくなってしまいました。
急なご連絡となり誠に申し訳ございません。
ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
🔶メール例
会社説明会キャンセルのご連絡【〇〇大学 〇〇】
▼本文
〇〇株式会社
人事ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
明日〇月〇日〇時より予定しておりました貴社の会社説明会について、
家庭の事情により、やむを得ず参加を見送らせていただくこととなりました。
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
今後、もし別日程で説明会が開催されるようでしたら、
ぜひ参加させていただきたく存じます。
何卒よろしくお願いいたします。
〇〇大学〇〇学部 〇〇〇〇
メールアドレス：xxx@xxx.com
電話番号：090-xxxx-xxxx
説明会をキャンセルするときの注意点
企業説明会をキャンセルする際は、いくつか気をつけておくべきポイントがあります。ここでは、特に意識してほしい注意点を2つご紹介します。
無断欠席は絶対しない
繰り返しお伝えしていますが、たとえ志望度がそれほど高くない企業であっても、無断欠席は絶対にやめましょう。あなたが説明会に申し込んだ時点で、企業側は参加人数に応じて会場の手配や担当者の調整など、様々な準備を進めています。
無断キャンセルは、そうした企業側の労力を無駄にしてしまうだけでなく、［マナーを守れない人］［自己管理が甘い人］といった悪印象を与える可能性があります。
また、特に同じ業界内やグループ会社間では、学生情報が共有されるケースもあるため、軽い気持ちでの欠席が、後の選考に影響するリスクもあることを頭に入れておきましょう。
返信不要でも、連絡完了後の対応に気を配る
キャンセルの連絡をしたあと、企業から返信がない場合も珍しくありません。基本的には［こちらからの連絡が完了していればOK］ですが、もし企業から「ご連絡ありがとうございます」といった返信が届いた場合は、簡単なお礼の返信をすることで、より丁寧な印象を与えることができます。
例えば「ご丁寧にご返信いただきありがとうございます。今後とも何卒よろしくお願いいたします。」といった一文を添えるだけでも、社会人としての礼儀正しさが伝わります。
こうした小さな気配りの積み重ねは、あなたの就活において、ポジティブな印象を与える行動となります。
たとえその企業の選考に進まないとしても、就活中に築いた人間関係や丁寧な姿勢は、思わぬ形で将来のキャリアに繋がることもあります。 どんな場面でも誠実な対応を意識しておくと安心でしょう。
「説明会のキャンセル」に関するよくある質問
ここでは、説明会をキャンセルする際によくある疑問に対して、丁寧にお答えしていきます。自身の疑問を解消し、適切なマナーや対応を身につけ、就活をスムーズに進めるための参考にしてください。
Q1. 説明会に行けない場合、キャンセル連絡は必要ですか？
はい、必要です。たとえ選考を受けない予定であっても、キャンセル連絡は社会人としての基本マナーです。企業側はあなたの参加を前提に準備をしているため、連絡がないと迷惑をかけてしまいます。
▶詳しくは「興味がなくなった説明会でも、無断欠席せず連絡すべき理由」で解説しています
Q2. キャンセル理由は、詳しく伝えたほうがいいですか？
いいえ、理由は簡潔で問題ありません。「他の予定と重なってしまった」「体調不良のため」など、正直かつ簡潔に伝えましょう。
しかし「その企業への興味がなくなった」といった理由の場合は、その理由を正直に伝える必要はありません。 企業側に不快感を与えてしまう可能性があるからです。その場合は、「都合がつかなくなった」「やむを得ない事情ができたため」といった表現にとどめるようにしてください。
▶詳しくは「理由は簡潔に・正直に伝える」で解説しています
Q3. 説明会当日にキャンセルしても大丈夫ですか？
結論から言うと、当日キャンセルは基本的に避けるべきですが、やむを得ない事情がある場合は問題ありません。ただし、その際は必ず企業へ連絡を入れるようにしてください。無断での欠席は絶対にやめましょう。
当日キャンセルは企業にとって大きな負担となるため、お詫びと確実な連絡のためにも、電話とメールの両方で連絡するのが望ましいです。できるだけ早く伝えることを心がけましょう。
▶詳しくは「興味がなくなった説明会でも、無断欠席せず連絡すべき理由」で解説しています
Q4. 企業からの返信に返事をする必要があるか？
基本的に返信は不要です。しかし、企業から「ご連絡ありがとうございます」といった丁寧な返信が届いた場合は、簡単なお礼のメールを返信すると良いでしょう。
例えば、「ご丁寧にご返信いただきありがとうございます。今後とも何卒よろしくお願いいたします。」といった一文を添えるだけでも、あなたの誠実さや礼儀正しさが伝わります。
こうした小さな気配りの積み重ねは、あなたの評価を高めることにもつながるでしょう。
▶詳しくは「返信不要でも、連絡完了後の対応に気を配る」で解説しています
Q5. 何度も説明会をキャンセルしてしまったら印象が悪いですか？
頻繁にキャンセルを繰り返すと、企業によっては印象が悪くなる場合もあります。特に無断欠席が重なれば、［約束を守れない人］［マナーが欠如している人］という評価に繋がるだけでなく、その後の選考を断られる可能性もあり得ます。
そのため、やむを得ない理由があった場合であっても、毎回きちんと連絡を入れることが非常に大切です。これは、あなたの誠実さを示すためにも不可欠な行動です。
▶詳しくは「 無断欠席は絶対しない」で解説しています
Q6. 説明会のキャンセルは、今後の選考に影響しますか？
基本的には大きな影響はありません。しかし、無断欠席や複数回のドタキャンなどは、企業側の記録に残る可能性があります。
特にグループ企業や関連会社がある場合、企業間でその情報が共有され、それがいつ、どこで、どのような形であなたの評価に影響を及ぼすかはわかりません。そのため、どんな場合でも、誠実な対応を心がけるようにしてください。
▶詳しくは「 無断欠席は絶対しない」で解説しています
まとめ
説明会をキャンセルする際は、社会人としての基本的なマナーを守ることが何よりも重要です。本記事にて繰り返しお伝えしていますが、特に［無断欠席］は絶対にしないようにしてください。企業への印象を確実に悪くし、今後の選考に悪影響を及ぼす可能性も十分にあるためです。
説明会をキャンセルをする際は、できるだけ早く、企業の指定する方法で連絡を入れてください。その際、理由は簡潔に、そして正直に伝え、お詫びの言葉を添えることで誠意を示しましょう。
この説明会キャンセルへの対応は、ビジネスマナーを学ぶ良い機会でもあります。就活中に正しい対応を心がけておけば、それは社会人になってからでも通用するスキルとなり、結果的にあなたの評価を高めることにつながるでしょう。
これらの点を踏まえ、日々の行動を見直し、就活をより良いものにしてください。
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