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【例文付】内定辞退したい!電話・メールで連絡する際のマナーを紹介

「本命に受かったから他の企業は内定辞退したい」「もう一度就活をやり直したいから、内定は辞退したい」など、内定を辞退したい理由は様々だと思います。

内定を辞退する際は企業に感謝の気持ちを伝える必要がありますが、どのように対応すべきかわからない人もいると思います。

本記事では内定辞退を企業に伝える際の注意点や例文を紹介しています。

内定辞退を考えている人は参考にしてみてください。

目次

内定辞退を伝える方法

内定辞退の連絡は電話かメールで行いますが、基本的には内定の連絡を受けた方法で返すのがベストです。

電話で内定通知を受けた人は電話で辞退連絡を、メールで内定通知を受けた人はメールで内定辞退の連絡を行うことになります。

企業から指定されなければ、直接出向く必要はありません。

内定辞退の伝え方

ここでは内定辞退の伝え方について、メールと電話に分けてそれぞれ紹介していきます。

本文はそのまま使っても問題ありませんが、しっかりとお詫びの気持ちを伝えるようにしてください。

強く引き止められた場合も行うべきことは基本的に同じです。

メール

メールの件名は「内定辞退のお詫び(〇〇大学 氏名)」と、辞退の旨と差出人がひと目でわかるようにしましょう。

本文を書く際の注意点として、用件は簡潔に伝えることです。

内定辞退をするのは心苦しいかもしれませんが、結論を先延ばしにしてしまうと回りくどいメールになってしまうため、”内定辞退”という結論を始めに伝えるようにします。

そのあとに内定辞退を決意した理由を説明すると、読みやすいメールとなるでしょう。

イメージが沸かない方は、以下の例文を参考にメールを作成してみてください。

続いては電話での内定辞退の伝え方を紹介していきます。

電話

電話かける場合は、まず第一に「ただいまお時間よろしいですか?」と相手に確認するのが基本です。

もしかしたら都合が悪いタイミングに電話をかけてしまう可能性もあるため、話し始める前に一度確認した方が丁寧な印象を与えることができます。

用件を伝える際は「結論→辞退理由」の流れに沿って話します。

企業側の時間をもらっているという意識を持ち、なるべく手短に用件を伝えられるようにしてください。

なかなかイメージが沸かないという方は、以下の例文を参考にしてみてください。

内定辞退を伝える際の注意点

内定辞退を伝える際の注意点は以下3つです。

・内定辞退する場合はなるべく早く連絡する
・電話の場合はかける時間を考える
・お詫びの言葉は必ず伝える

なぜこれらに注意すべきなのか、それぞれに詳しく説明していきます。

内定辞退する場合はなるべく早く連絡する

内定辞退は入社の2週間前までなら可能ですが、企業側からすると辞退するならなるべく早く伝えてほしいというのが本音です。

入社直前の場合だと企業も既に入社の準備をしてしまっている可能性があるため、できるだけ早めに連絡するようにしましょう。

電話の場合はかける時間を考える

電話で内定辞退を伝える際は、電話をかける時間に気をつけましょう。

平日の営業時間内にかけるのがベストです。昼休みや始業時間、終業間際の時間帯は避けるようにしてください。

しかし企業によって定休日や営業時間は異なるため、不安な方は電話をかける前に企業の営業時間を調べてからかけることをオススメします。

お詫びの言葉は必ず伝える

内定辞退はいけないことではありませんが、辞退する場合はしっかりとお詫びの言葉を伝えるようにしましょう。

あなたを採用するために企業はたくさんの時間や費用をかけています。

そのため内定辞退の理由に関わらず、連絡する際は必ずお詫びのひと言を沿えるようにしてください。

まとめ

本記事では企業に内定辞退の連絡をする際の注意点や例文を紹介してきました。

しかし1社しか内定がない人は就職先が見つからないリスクや、今の内定先よりも志望度が低い企業からしか内定をもらえないリスクも考えて、辞退は慎重に判断しましょう。

それでも内定先に納得できず、もう一度就活をやり直そうと考えている人は就活浪人や就活留年といった選択肢もありますが、最後まで諦めずに就活を続けてほしいと思っています。

その際は一人で抱え込まずに、就活エージェントに頼ってみてください。

あなたに合った企業の紹介や、サポートを受けることができます。少しでも興味がある方はぜひ見てみてください。

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