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【就活】不採用の理由は聞いても良い?注意点や例文も紹介!

不採用通知をもらい「なんで不採用なんだろう…」「うまくいったと思ったのに…」と誰しも一度は感じたことがあると思います。

本記事では「不採用理由って企業に聞いても良いの?」と思っている就活生の疑問にお応えします。

また、不採用になりやすい人の特徴も「書類選考」と「面接」に分けて紹介します。なかなか選考に通らないという人はぜひ参考にしてみてください。

目次

企業に不採用になった理由を聞いても良い?

「今回の面接はうまく話せたと思っていたのに不採用だった…」

これは就活あるあるだと思います。なぜ落とされたのかわからない場合、企業に不採用理由を聞いても良いのでしょうか。

結論、聞いても問題ありません。

ただ不採用理由を教えてもらえない企業の方が多いと言われています。

なぜ企業は不採用理由を教えてくれない場合が多いのか、以下でお話していきます。

教えてもらえない理由

不採用だった場合理由を聞くこと自体は問題ありませんが、教えてもらえないことが多いと上述してきました。

なぜ企業は就活生に不採用理由を教えてくれないのか、それには以下のような理由があります。

企業側には開示理由がないため

1つ目の理由は、企業には不採用理由を就活生に開示する義務がないためです。

不採用理由はどうしてもネガティブなものになってしまうため、伝えることで企業のイメージが下がってしまったり、抗議されたりするなど、様々なトラブルに繋がってしまう可能性があります。

このようなトラブルを防ぐために、企業は不採用理由を開示していないことが多いと言えます。

選考基準が出回ってしまう可能性があるため

なぜ採用に至らなかったのかを伝えることによって、その企業の選考基準をある程度把握することができてしまいます。

選考基準は人材戦略において重要な要素です。

もし選考基準が出回ってしまったら、多くの就活生がその企業に受かるための自分で選考に臨むでしょう。

そうなってしまうと正確な選考ができなくなり、結果的にミスマッチの原因となってしまうかもしれません。

しっかりと自社に合った人材を選びたいという理由から不採用理由を伝えないという企業も多いと言えます。

担当者も知らない

シンプルに採用担当者が不採用理由を知らないというケースもあります。

採用・不採用の最終決定を役員が行っている場合は、採用担当者まで理由が知らされていないことも少なくありません。

そういった企業の場合は、採用担当者も教えてあげたくても教えてあげることができません。

不採用理由を企業に聞くには?

不採用理由を企業に聞く際は、基本的にはメールがオススメです。

就活生に理由を伝えるためには企業は数ある応募者の中から対象の情報を探し、どう回答するかを考えなければいけません。

つまり不採用理由を回答するということは企業からするとわりと手間がかかることになります。

そのためメールで聞くことによって採用担当者の余裕のある時間帯に対応することができるため、企業側からしてもメールの方がまだ回答しやすいと言えるでしょう。

また聞くタイミングについては、不採用の通知が来てからできるだけ早めに聞くようにしてください。

メール例文

「メールで聞いた方が良いのはわかったけど、どんな風に聞けばいいかわからない」という人に向けて、ここではメールの例文を紹介します。

メールを作成する際は以下の例文を参考にしてみてください。

【件名】
採用結果に関するご質問(〇〇大学 氏名)

【本文】
○○株式会社
人事部 採用担当 ○○様

お世話になっております。
先日、御社で面接をさせていただいた○○と申します。

この度は採用結果についてご連絡いただきまして、ありがとうございます。

もし差し支えなければ、今回の選考結果に関して理由をお教え願えませんでしょうか。

今後、就職活動を進めるうえでの参考にさせていただきたいと考えております。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご返答いただけると幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

最後に一般的に選考で落ちやすい人の特徴を紹介します。自分に当てはまるものがないかチェックしてみてください

不採用になる理由

ここでは不採用になりやすい人の特徴を「書類選考編」と「面接編」に分けて紹介していきます。

書類選考編

まずは書類選考で不採用になりやすい人の特徴を5つ紹介します。

(1)丁寧に書かれていない

誤字脱字が多い、丁寧な文字で書かれていないなど、読み手を意識した書き方ができていない書類は落とされてしまう可能性があります。

企業は採用期間にたくさんの応募書類を読まなければいけません。そのためあまりにも読みにくい場合はそもそも読んでもらえないかもしれません。

「この学生に会いたい」と思ってもらうためにも、書類を書く際は読み手を意識して、どうしたら読みやすいかなど、あなたなりの工夫をしてみてください。

(2)入社意欲が感じられない

企業は採用活動をする際に就活生の志望度も重要視しています。

理由としては熱意や意欲がある人の方が「入社後も仕事に前向きに取り組んでくれそう」「長く働いてくれそう」という印象を持っているからです。

入社意欲が感じられない人の特徴としては、記入欄の半分以上が空欄だったり、どこの企業でもできることを志望動機として伝えてしまうという点が挙げられます。

そのため志望度をアピールする際は読みやすさを意識しつつも枠いっぱいに書く、同業他社の中でもなぜその企業なのかを伝えるということは必ず意識してください。

(3)企業が求める人物像と異なる

企業は採用活動を通して、自社に貢献してくれる人材を探しています。

つまり学生が入社したことによって、自社がどのような利益を得ることができるか、成長することができるか、を考え採用活動をしているということです。

そのためいくら良い強みを持っていて魅力的な人材であっても、その企業で活かせる強みでなければ、選考に通過するのは難しいでしょう。

(4)内容が印象に残りにくい

内容が薄く、何を成し遂げたのか、そこから何を学んだのかなど、その人の人柄があまり伝わってこない内容も落ちやすいです。

企業は書類選考や面接を通して就活生の人柄もチェックしているため、あなたがどういう人物なのかをしっかりとアピールすることが大切となります。

そのため志望動機や自己PRなど、自分をアピールする際は必ず過去の経験などの実体験を用いて話すようにしましょう。

そうすることでエピソードの説得力や信ぴょう性が増し、読み手側もイメージしやすくなります。

(5)自分の言葉で書かれていない

自分の言葉で話すということはとても大切です。

書き方がわからず例文などを参考にするのはもちろん問題ありませんが、そのまま真似をして書くのはNGです。

企業も他の人の真似をして書いたESに魅力は感じません。採用担当者は毎年たくさんのESを読んでいます。

そのため誰かの言葉をそのまま使って書いてしまうと「ありきたりなよくある内容だな」と思われてしまいます。

あなたの人柄や魅力、志望度を最大限伝えるためにも、必ず自分の言葉で書くようにしてください。

面接編

ここまでは書類選考で不採用になりやすい人の特徴を紹介してきました。

ここからは面接で不採用になりやすい人の特徴を「一次面接」「二次面接」「最終面接」に分けて紹介していきます。

■一次面接

一次面接で落ちやすい人の特徴は「第一印象や対人印象が悪い」「基本的なコミュニケーションができていない」などがあります。

具体的に以下のような例が挙げられます。

第一印象や対人印象が悪い
・スーツがしわだらけ
・ネクタイをきちんと結んでいない
・革靴が磨かれていない
・声が小さい
・目を見て話さない
・猫背になっている
・髪型がセットされていない

●基本的なコミュニケーションができていない
・質問に対する回答がずれている
・結論から話さない
・長々と話す
・志望動機やガクチカの内容が矛盾している

一次面接で落ちることが多いという人は上記で自分に当てはまるものがないかチェックしてみてください。

■二次面接

二次面接で落ちやすい人の特徴は「志望動機の内容が薄い」「自己アピールが足りない」などがあります。

ありきたりな志望動機の場合、他の会社でもいいだろうと判断され、二次面接で落とされる確率が高くなってしまいます。

そのため志望動機でより説得力をプラスするためには、同じ業界の中でもなぜこの会社を選んだのか、自分の能力を会社のどんな分野に活かせるかなど、他社と差別化した理由を伝えましょう。

自己アピールが足りないかもと思う人は自分の能力をどの分野に活かせるか、またどのように貢献できるかなどを詳細に説明してみてください。

そうすることによって強みの説得力が増し、企業側もあなたが働いているところをイメージしやすくなります。

■最終面接

最終面接で落ちる人の特徴は「企業の方向性とキャリアビジョンが合致していない」です。

最終面接では「本当に採用すべき人材なのか」といった厳しい目で就活生を面接します。

また、企業は「異動や組織変更があっても継続して働いてくれるのか」という点も確認するため、会社の方向性と就活生のキャリアビジョンがかけ離れている場合に懸念を感じます。

まずは会社の方向性を踏まえ、自分が入社することで会社や事業の成長にどのような貢献ができるのかについて考えてみましょう。

まとめ

本記事では不採用だった場合企業に理由を聞いても良いのか、聞く際の注意点を紹介してきました。

理由を聞くこと自体はNGではありませんが、聞く際は相手にしっかりと配慮し聞く時間や聞き方など、マナーには気をつけてください。

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