【例文付き】就活の電話は折り返しすべき？マナーと伝えるべき内容を紹介！

就活の電話がかかってきたら折り返すべき？

授業やアルバイト中、企業から電話がかかってきたが出られず「これって折り返した方がいいのかな？」と悩んでしまう就活生もいるのではないでしょうか。

結論、企業から電話がかかってきた場合は折り返すようにしてください。

企業からの電話は重要な情報や面接に関する連絡である可能性が高いため、迅速かつ丁寧な対応を心がけましょう。

以下で企業に電話を折り返す際の注意点を紹介します。

当日の勤務時間内に折り返す

就活の電話を折り返す際は、企業の勤務時間内に折り返すようにしてください。

勤務時間内であれば、仮に担当者が不在の場合でも他のスタッフが対応してくれる可能性が高いです。

逆に勤務時間外に折り返してしまうと、担当者が不在だったり、留守番電話に繋がってしまったりと、連絡を取るのに時間がかかってしまうでしょう。

また、企業の就業時間内に電話の折り返しをすることで基本的なマナーが備わっていることもアピールできるでしょう。

相手に配慮した時間帯に折り返す

企業からの電話を折り返しする際は、相手に配慮した時間帯にかけるというのも大切です。採用担当者は多忙なことが多いため、業務時間外や昼休みの時間帯は避けるようにしましょう。

一般的には、午前10時から午後4時の間が比較的対応しやすい時間帯とされています。

また、相手の業務内容やスケジュールを考慮できるとなお好印象を与えることができます。

仮に、担当者が営業職の場合、外出が多いことが予想されるため、事前にメールなどで電話をして良い時間の確認を取ると良いでしょう。

就活の電話を折り返す前にすべきこと

就活の電話を折り返す前には、いくつかの準備をしておくことをオススメします。

以下で準備しておくべきことを紹介しますので、これから企業に電話をかけるという人は参考にしてみてください。

担当者名を確認する

就活の電話を折り返しする際は、まず最初に担当者名を確認しましょう。

担当者名を把握しておくことで、電話をかけ直した際にスムーズに会話を進めることができるからです。

特に大企業では複数の担当者がいることが多いため、誰が対応してくれたのかを明確にしておくことが重要です。

担当者名を確認する方法としては、メールや書類に記載されている担当者情報を確認すると良いでしょう。

もし、担当者名が不明な場合は折り返しの電話をする際に「先ほどお電話いただいた件で」と伝え、相手に確認をお願いすることもできます。

就活においては、こうした細かい配慮が評価につながることも少なくありません。しっかりと担当者名を確認し、準備を整えてから折り返しの電話をかけるようにしましょう。

筆記用具やメモ帳を用意する

就活の電話を折り返しする際は、重要な情報を聞き逃さないためにも筆記用具やメモ帳を用意し、メモを取るようにしましょう。

特に、担当者の名前や連絡先、次回の面談日程など、後で確認が必要な情報を正確に記録します。

メモを取る際は簡潔かつ要点を押さえて書くことを心掛けましょう。これにより、後で見返したときにスムーズに内容を理解することができます。

周りの環境を確認する

就活の電話を折り返す際には、静かな場所で電話をかけるようにしましょう。

公共の場や騒がしい場所では、相手の話をしっかりと聞き取ることが難しく、誤解を招いてしまう可能性があるためです。

また、電話をかける場所の電波状況も確認しておきましょう。電波が不安定な場所では、通話が途切れることがあり、スムーズに会話できない場合があります。

就活の電話を折り返す際のかけ方

企業に折り返しの電話をする際は、上記で紹介した3つのマナーを守ることが非常に重要です。その上で以下で紹介する手順で電話をかけるようにしてください。

以下で電話のかけ方について紹介していきます。

（1）挨拶をし、学校名と氏名を伝える

就活の電話を折り返す際は「お忙しいところ失礼いたします」といった挨拶から始めます。

その後、「○○大学の○○と申します」と学校名と氏名を伝えます。

これにより、相手に自分が誰であるかをしっかりと伝えることができるでしょう。

この挨拶と自己紹介は、電話の第一印象を左右します。特に就活中の電話では、相手に好印象を与えることが重要であるため、明瞭で丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

また企業は、顧客や取引先、社員など、さまざまな人から日々連絡が入るため、自分が学生であることがすぐにわかるよう伝える必要があります。

特に注意したいのは「お電話頂いたので折り返したんですけど」など、いきなり用件を伝えないということです。

面識のない人物から何の挨拶もなく、名乗りもせずに用件を伝えられたら、誰しも失礼に感じるものだと考えましょう。

（2）担当者に繋いでもらう

上述したように学校名と氏名を伝えたら、担当者に繋いでもらうよう依頼します。

その際は「お忙しいところ失礼いたします。○○大学の△△と申します。採用担当の□□様にお繋ぎいただけますでしょうか？」と伝えましょう。

このように伝えるすることで、受付の人方に自分の用件が明確に伝わり、スムーズに担当者に繋いでもらえる可能性が高まります。

（3）担当者に再度挨拶し、氏名を伝える

担当者に繋いでもらったら再度挨拶をし、氏名を伝えます。

例えば、「先ほどお電話いただきました、〇〇大学の〇〇です。」といったように、大学名と氏名を明確に伝えると良いでしょう。

これにより、担当者があなたのことを再認識しやすくなります。

また、再度挨拶をすることで、礼儀正しさをアピールすることもできます。ビジネスの場では、丁寧な言葉遣いや態度が評価されるため、しっかりとした挨拶を心がけましょう。

さらに、氏名を伝える際には、はっきりとした発音で話すことが大切です。電話越しでは声が聞き取りにくいこともあるため、ゆっくりと明瞭に伝えるように意識しましょう。

このように、就活の電話対応では、担当者に再度挨拶をし、氏名を伝えることが、円滑なコミュニケーションと良い印象を与えるためのポイントとなります。

（4）折り返し電話をした用件を伝える

大学名と氏名を伝えたら、次は用件を簡潔に伝えましょう。

例えば「先ほどお電話いただきました件について折り返しお電話いたしました」といった表現が適切です。

聞きたいことがあり、電話をかけ直した場合は「面接の日程について再度確認したいと思い、お電話いたしました」や「提出書類に関するご質問があり、お電話いたしました」といった具体的な内容を伝えると良いでしょう。

（5）メモを取りながら企業側の用件を聞く

電話中はメモを取るようにしましょう。メモがあると、後から内容を確認する際に役立つためです。

特に、企業からの指示や質問に対する回答は漏れなく記録することが大切です。

メモを取る際は、長々と書くのではなく、要点を簡潔にまとめると良いでしょう。また、重要なポイントにはマークを付けて強調することも有効です。

電話が終わった後には、メモを見直して内容を整理し、不明点があればすぐに確認するようにしましょう。

これにより、企業側とのコミュニケーションが円滑に進み、信頼関係を築く一助となります。

（6）お礼をして電話を切る

電話でのやり取りが終わったら、必ずお礼の言葉を添えて電話を切ります。

企業の担当者は忙しい中、時間を割いて対応してくれていますので、その感謝の気持ちを伝えましょう。

お礼の言葉は簡潔でありながらも丁寧に伝えるよう心掛けてください。

例えば「本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。」や「貴重なお話をお聞かせいただき、感謝申し上げます。」といったフレーズが適しています。

これにより、企業側に対して誠意を示すことができ、今後の選考にも良い影響を与える可能性があります。

また、最後に「それでは、失礼いたします。」と一言添えて電話を切ると、より一層丁寧な印象を与えることができます。

電話を切る際のマナーを守ることで、社会人としての基本的な礼儀を示すことができ、就活においてもプラスに働くでしょう。

就活の電話を折り返す際のポイント

就活中に企業からの電話を受け取った際、折り返しの電話をかけることは非常に重要です。適切なタイミングやマナーを守ることで、企業への印象を良くすることができます。

以下で電話を折り返す際のポイントを3つ紹介します。

丁寧な言葉遣いを心がける

就活の電話を折り返す際には、丁寧な言葉遣いを心がけることが非常に重要です。

電話は直接の対面とは異なり、声だけで自分の印象を伝えることになるため、言葉遣いが不適切だと、相手に悪い印象を与えてしまう可能性があります。

初めての電話では特に注意が必要です。挨拶や自己紹介を丁寧におこない、相手に対する敬意を示すことを意識してください。

また、相手の話をしっかりと聞き、必要な情報をメモする際にも、適切なタイミングで「ありがとうございます」「お手数をおかけします」などの感謝の言葉を挟むと良いでしょう。

さらに、敬語の使い方にも気をつけましょう。例えば、「〜していただけますか？」や「〜させていただきます」といった表現を用いることで、相手に対する敬意を示すことができます。

最後に、電話を切る際はお礼の言葉を忘れずに伝え、相手が電話を切るのを待ってから自分も電話を切るようにしましょう。

ゆっくり・ハキハキと話す

就活の電話対応において、ゆっくりとハキハキと話すことは非常に重要です。

まず、ゆっくり話すことで相手に内容が伝わりやすくなります。特に緊張していると早口になりがちですが、意識的にゆっくり話すことで、自分自身も落ち着いて話すことができるでしょう。

また、ハキハキと話すことも大切です。声が小さいと相手に聞き取りづらく、重要な情報が伝わらない可能性があります。はっきりとした発音で話すことで、相手に自信を持っている印象を与えることができます。

このように、話すスピードと声の大きさに気をつけることで、より良いコミュニケーションが図れるでしょう。

聞き取れなかった場合は聞き直す

就活の電話対応では、聞き取れなかった場合にそのままにしておくことは避けましょう。話の内容を正確に把握するために、もう一度確認することが大切です。

聞き直す際は、まず丁寧に謝罪を述べ、その後に具体的に何を聞き取れなかったのかを明確に伝えましょう。

例えば「申し訳ありませんが、もう一度お名前を教えていただけますか？」といった具合です。

また、焦らずに落ち着いて対応することも大切です。聞き取れなかったことを恥ずかしがる必要はありません。

聞き直すことで、正確な情報を得るだけでなく、相手に対して真剣に話を聞いているという姿勢を示すこともできます。

就活の電話の折り返しに関するQ&A

就活の電話対応において、折り返しの電話は重要なマナーの1つです。しかし、どのように対応すべきか迷うことも多いでしょう。

このQ&Aセクションでは、就活中に電話を折り返す際によくある質問とその対応方法について詳しく解説します。

担当者が不在の場合や、名前がわからない場合、留守番電話に繋がった場合など、具体的なシチュエーションごとに適切な対応方法を紹介していきます。

これを読めば、どんな状況でも自信を持って対応できるようになるでしょう。

折り返し電話をしたら担当者が不在だった場合はどうしたら良い？

就活の電話を折り返した際に担当者が不在だった場合は、連絡が取れる時間を確認し、あらためて電話をかけるようにしましょう。

もしくは電話を受けた人にメッセージを残すことも有効です。メッセージを残す際は、電話を受けた人に折り返し電話をした理由や要件を簡単に伝え、最後に「戻った際に伝えてください」とお願いしましょう。

企業からの折り返し電話がきたらすぐに対応できるよう、常にメモ帳や筆記用具は手元に置いておくようにしてください。

担当者の名前がわからない場合はどうしたら良い？

「就活の電話を折り返したいけど、担当者の名前がわからない…」という人もいるでしょう。

担当者の名前がわからないまま電話をかけてしまうと、相手に失礼になったり、スムーズな対応が難しくなったりする可能性があります。そこで、事前に対策をすることが重要です。

まず、企業からの連絡を受けた際に、できるだけ早く担当者の名前を確認するように心がけましょう。電話がかかってきた際に、相手の名前を聞き逃さないように注意し、メモを取ることが有効です。

もし名前を聞き逃してしまった場合は、焦らず「大変申し訳ないのですが、お名前が聞き取れなかったため、もう一度教えていただけますか？」とその場で確認するようにしましょう。

また、企業のウェブサイトやメールの署名欄などで担当者の名前を確認できる場合もあります。特に大手企業や中小企業の採用ページには、担当者の名前が記載されていることが多いです。

名前がわからない状態で電話を切ってしまったという人は上記の方法で調べてみてください。

折り返し電話をしたら留守番電話に繋がった場合はどうしたら良い？

就活中に折り返し電話をかけた際、留守番電話に繋がることもあります。そのような場合は、まずは留守番電話のメッセージを確認しましょう。

企業側からの指示やメッセージがある場合、それに従って行動します。

もし特に指示がない場合は、自分の名前、学校名、連絡先、そして折り返し電話をした旨を簡潔に伝えます。

例えば、「○○大学の○○と申します。本日はお電話をいただき、折り返しご連絡いたしました。お手数ですが、折り返しご連絡をいただけますと幸いです。」といった内容です。

限られた時間の中でメッセージを残す必要があるため、要件は簡潔かつ明瞭に伝えるようにしてください。

また留守番電話にメッセージを残す際も、丁寧な言葉遣いを心がけ、適切なビジネスマナーを守ることが大切です。

その後、再度連絡が来るまで待ちますが、その日中に連絡が来なかった場合は、再度こちらから電話をかけ直すことも検討しましょう。

何度もかけ直すことで、企業側に熱意を伝えることができるかもしれません。

最終的には、迅速かつ丁寧な対応が求められます。就活中の電話対応は、あなたの印象を左右する重要なポイントです。留守番電話に繋がった場合でも、冷静に、そして丁寧に対応することを心がけましょう。

まとめ

就活での電話対応は、企業とのコミュニケーションの第一歩であり、マナーやポイントを押さえることが重要です。

折り返しのタイミングや方法、事前の準備、そして実際の電話のかけ方など、細かな部分まで注意を払うことで、好印象を与えることができるでしょう。

本記事で紹介した［就活の電話対応における折り返しのマナーとポイント］を押さえて、就活を成功させましょう。

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• 「就活の電話ってどう折り返したらいいの？」
• 「折り返す時間帯って決まってる？」
• 「そもそも電話って折り返さないとだめ？」

このように就活に関する悩みは人それぞれでしょう。

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