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【例文あり】インターンのメールの作り方-お礼・辞退・参加連絡・日程変更-

「インターン関連のメールを企業に送りたいけど、正しいメール文面の作り方がわからない」と悩んでいる人に向けて、本記事ではメールの作り方を紹介しています。

本記事では以下のケース別のメールの作り方と例文を紹介しているので、送りたいメールの作り方を参考にしてみてください。

「インターン後のお礼を伝えたい時」
「インターン受け入れのお礼を伝えたい時」
「インターンやインターン選考を辞退したい時」
「インターンやインターン選考の参加連絡を待ってほしい時」
「インターンやインターン選考の別日程をお願いしたい時」

またインターンやインターン選考の辞退は本選考に影響するのかについても解説しているので、少しでも不安を感じている人はぜひ読んでみてください。

まず始めにどんなメールにも共通する基本の書き方を紹介していきます。

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目次

基本的なメールの作り方

基本的なメールを作る際は以下の手順で作成します。

(1)件名を記入する
(2)宛先を記入する
(3)挨拶と自己紹介を記入する
(4)本文を記入する
(5)署名

それぞれの手順ごとに書き方を詳しく紹介しているので、メールを作成する前に入れるべき項目について把握しておきましょう。

(1)件名

件名はメールの内容と差出人がひと目でわかるように記入します。

採用担当者は数多くの就活生からメールが届いているため、メールを開かなくても誰から届いたのか件名で判断できるようにしておくようにしましょう。

■件名の例

「インターンの御礼 ○○大学 ネオキャリア花子」

また、企業から来たメールに返信する場合は件名は変えないようにしてください。

件名を変えてしまうと、企業側がメールを見失ってしまう可能性があるため、届いた件名のまま返信するようにしましょう。

(2)宛先

宛先は「企業名」「部署名」「採用担当者の名前」の順に記載します。部署名が不明の場合は省略しても問題ありません。

また部署名や採用担当者の名前がメールや採用サイトに記載されていない場合は、「採用担当者様」と記入します。

宛先を記入する際は以下3点に注意して記入してください。

■企業名は株式会社などの法人格を省略しない
■部署宛ての場合は「御中」と記入する
■人物宛ての場合は「様」と記入する

応募先の企業名を間違えてしまうとマイナスな印象を与えてしまう可能性があるため、メールを送る前に必ず企業のHPで正式名称を確認しましょう。

(3)挨拶・自己紹介

メールの本文を書く前に簡単な挨拶と自己紹介を記入します。

初めて連絡する場合は

「初めてご連絡させていただきます。〇〇大学〇〇学部ネオキャリア花子です。」

以前連絡したことがある場合は

「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部のネオキャリア花子です。」

と記入しましょう。

(4)本文

挨拶と自己紹介を記入したら本文を書きます。

本文ではメールを送った目的を端的に伝えましょう。本文の例は以下を参考にしてください。

❏本文の例

この度は貴社のインターンシップに参加させて頂き、ありがとうございました。

貴社のインターンシップで実際の業務を経験させていただいたことで、〇〇職の細かい点まで知ることができ、今後の学生生活で学ぶべき方向性が明確になりました。

以前より関心があった貴社の社風を肌で感じることでき、貴社で働きたいという気持ちが一層強くなりました。

今後の本選考においても、今回のインターンシップ経験を活かして全力で取り組みたいと考えております。

このたびは、誠にありがとうございました。
末筆ながら、貴社の一層のご繁栄と皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

本文を書く際は正しい言葉遣いを心がけましょう。

就活では基本的マナーとして正しい敬語が使えるかどうかもチェックされているため、メールを送る前にその表現は正しいのか確認してから送りましょう。

正しい敬語表現についてわからないという方は以下の画像を参考にしてみてください。

(5)署名

署名とは自分が何者かを伝えるためのものです。

そのため署名には「氏名」「大学名・学科」「電話番号」「メールアドレス」の順番で記入しましょう。

採用担当者はこの署名の電話番号やメールアドレスを見て連絡してくることもあるため、ここには1番使用しているものを記入するようにしてください。

また、本文と署名を区切るために「-」や「=」などの記号を使用し、どこからが署名かひと目でわかるようにします。

ここまでで基本的なメールの書き方については理解できたと思います続いてはケース別の書き方と例文を紹介していきます。

ケース別!インターン関連のメールを作る際のポイントと例文

今回は以下のケース別に、メールを作るポイントを紹介していきます。

「インターン後のお礼を伝えたい時」
「インターン受け入れのお礼を伝えたい時」
「インターンやインターン選考を辞退したい時」
「インターンやインターン選考の参加連絡を待ってほしい時」
「インターンやインターン選考の別日程をお願いしたい時」

例文も紹介しているので、メールを作る際に参考にしてみてください。

インターン後のお礼を伝えたい時

インターン後のお礼メールを送る際は、感謝のメッセージ、感想、学んだこと、認識が変わったことなどについて自分の言葉で書きます。

またインターンで経験したことを今後どのように活かしていくのかについても伝えましょう。

❏例文

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学科ネオキャリア花子と申します。

この度は貴社のインターンシップに参加させて頂き、ありがとうございました。

貴社のインターンシップで実際の業務を経験させていただいたことで、〇〇職の細かい点まで知ることができ、今後の学生生活で学ぶべき方向性が明確になりました。

〇〇業界には以前より興味がございましたが、今回のインターンシップを通じて実際に勤務しておられる皆様の生の声をお聞かせ頂き、活き活きと活躍しておられる姿を拝見できましたことで貴社で働きたいという思いが一層強くなりました。

今後の本選考においても、今回のインターンシップ経験を活かして全力で取り組みたいと考えております。

このたびは、誠にありがとうございました。
末筆ながら、貴社の一層のご繁栄と皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

インターンシップ受け入れのお礼を伝えたい時

インターン受け入れのお礼メールを送る際は、インターンに参加する意思をまず初めに伝えます。それに加え、インターン参加に対する熱意を伝え、志望度の高さをアピールしましょう。

❏例文

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学科のネオキャリア花子と申します。

このたびは、貴社のインターンシップへの参加を
受け入れていただきありがとうございました。

貴社のインターンシップに精一杯取り組ませていただく所存です。

インターン参加に向けて少しでも貴社のことが理解できますよう準備して参りますので当日は何卒宜しくお願い致します。

インターンやインターン選考を辞退したい時

日程の不都合や興味分野の変化などによりインターンやインターン選考を辞退したい場合は、可能な限りなぜ辞退するのかを説明し、丁寧に謝罪しましょう。

連絡するタイミングは行けないとわかった段階ですぐ連絡するようにしてください。

直前でのキャンセルや無断欠席はNGです。

❏例文

お世話になります。
〇〇大学〇〇学科のネオキャリア花子と申します。

非常に光栄なお話なのですが、今回はインターンへの参加を辞退させていただきたいです。
家庭の事情でこの日にお伺いすることができないというのが辞退の理由です。

せっかく選考していただきましたのにこのような結果となってしまい申し訳ございません。

今後また機会がございましたら、その際は何卒宜しくお願い致します。

インターンやインターン選考の参加連絡を待ってほしい時

インターンやインターン選考の参加連絡を待ってほしい場合は、なぜすぐに参加可否の連絡ができないのか理由を伝えます。

その際は必ずいつまでに返事ができるかを明記するということを忘れないようにしてください。

❏例文

お世話になります。
〇〇大学〇〇学科のネオキャリア花子と申します。

インターンシップ面接日をご調整頂き、誠にありがとうございます。

頂いた日程の都合がつかず、現状だと参加が難しい状況です。

現在、予定の調整をしておりますので、暫しお待ち頂くことは可能でしょうか。

○月○日中にはあらためてご連絡させていただきます。
ご迷惑をおかけしてしまいますが、ご確認の程宜しくお願い致します。

インターンやインターン選考の別日程をお願いしたい時

インターンやインターン選考の別日程をお願いしたい場合は、まずはスケジュールが合わないことを簡潔に伝え、別日程の提示をお願いします。

別日程を依頼する際は、自分の都合の良い日程を3通りほど提示します。その方が企業も日程を調整しやすくなります。

お世話になります。
○○大学〇〇学科のネオキャリア花子と申します。

インターン面接の日程を調整いただきありがとうございます。

ご提示いただいた日程は大学の講義があるため、
面接に伺うことができません。

下に提示する3日程の内からご調整いただいてもよろしいでしょうか。
○月○日 10:00-14:00
○月○日 13:00-18:00
○月○日 15:00-17:00

以上お手数をおかけしますが、ご検討のほどよろしくお願い致します。

ここまででケース別のメールを作る際のポイントや例文を紹介してきました。

インターンやインターン選考を辞退したいと思っている人の中には、本選考に何か影響してしまうのではないかと不安になっている人もいると思います。

そこで続いてはインターンやインターン選考を辞退してしまうと本選考に影響を与えてしまうのかについてお話していきます。

インターンの辞退は本選考に影響する?

インターンの辞退は本選考に影響するのか不安な方もいると思いますが、基本的にはマナーを守り常識的な手順で辞退すれば問題ありません。

しかし一部の企業ではインターンが本選考の一部として組み込まれていたり、インターンに参加すると特別選考ルートに乗れるなど、インターンの参加が採否に影響する場合もあります。

そのため辞退する際はよく考えてから決断するようにしましょう。

インターン関連のメールを送る際の注意点

ここでは企業にメールを送る際の注意点を4つ紹介します。

上述しましたが企業にマイナスなイメージを持たれないようにするためには、常識的な手順で連絡を取る必要があります。

そのため企業にメールを送る前に、メールに関するマナーを覚えておきましょう。

誤字脱字や略字がないか

メールを作り終わったら送信する前に必ず誤字脱字がないかチェックします。

誤字脱字は事前に確認すれば防げるものです。誤字脱字をしてしまうと注意力不足な人というイメージを持たれかねないため、最低2回はチェックするようにしましょう。

改行を適度にする

メールを送る際は相手が読みやすいメールになっているかどうかを考えます。いくら良い文章を書けていても、体裁が整っていないとあまり内容が頭に入ってきません。

体裁を整えるためにも目安として2、3行に1回は改行をするようにしましょう。

メール返信は24時間以内に

「仕事ができる人ほどメールの返信が早い」と言われているように、ビジネスの場では即レスが基本です。

メールを送った人からすれば、なかなか返信してくれない人よりも早く返信してくれる人の方が信頼できますよね。送り主の立場になって考え、メールの返信は24時間以内に送るようにしましょう。

ただし、送る時間も要注意です。

特に気にしない人も多いですが、基本的には就業時間内に送るのがマナーです。

どうしても就業時間内に送ることができない場合は、早朝や深夜を避け非常識だと思われない時間に送るようにしてください。

メールアドレスを確認する

企業から届くメールはパソコンでしか開けない添付ファイルが送付されている場合もあるため、メールをチェックする際はパソコンから開くようにしてください。

そのためドコモやソフトバンクなどのキャリアメールではなく、gmailやyahooメールなどのWEBメールのアドレスを使用するようにしましょう。

キャリアメールは容量制限があり長文だと途切れてしまうことがあるため、就活には適していません。

また、メールアドレスを作成する際はメールアドレスに必ず氏名を入れましょう。

プライベートだとわかるようなものや自分の愛称が入っているようなものは非常識という印象を持たれてしまう可能性があるため使用しないようにしてください。

大学のメールアドレスを使用しても問題ありません。

まとめ

本記事ではインターン関連のメールの作り方や例文を紹介してきました。

「せっかく決まったインターンやインターン面接を辞退してしまったら本選考に影響しちゃうのかな…?」など不安に思っている就活生もいると思いますが、本記事でもお伝えした通りマナーを守って連絡すれば問題ありません。

マナーを守るためにもメールを作る際は、本記事で紹介したメールの作り方や注意点を参考にしてみてください。

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